5 dicas para usar o orçamento base zero

Segundo Jeff Schmidt, vice-presidente de modelagem financeira do CFI – Corporate Finance Institute, o orçamento base zero (OBZ) é uma técnica que aloca fundos com base na eficiência e na necessidade e não no histórico. Nesse sentido, o OBZ contempla apenas as operações e despesas essenciais à condução do negócio.

Essa metodologia se ajusta às metas de curto e médio prazos e tem sido utilizada com frequência por lideranças financeiras, principalmente diante da necessidade de decisões corporativas mais ágeis e precisas.

Empresas que buscam controle orçamentário têm no OBZ uma estratégia para aumentar as margens sem alterar demasiadamente suas rotinas, o que auxilia a gestão financeira em períodos de instabilidade econômica.

Continue a leitura e fique por dentro dos principais benefícios e dicas de como implementar o orçamento base zero em sua empresa.

Benefícios de implementar o orçamento base zero

Vimal K Ramamurthy, consultor parceiro da EY Índia, afirma que, após a pandemia, muitas empresas adotaram o orçamento base zero para reduzir custos essenciais e se concentrar em suas prioridades, resultando em benefícios estratégicos.   

O orçamento base zero é um dos principais métodos para controlar os custos, e o papel do CFO e de outros profissionais da área financeira é fundamental neste processo. Juntos, eles devem acompanhar periodicamente o andamento do orçamento, tomar as medidas corretivas necessárias e converter a prática em benefícios tangíveis à organização.

Ramamurthy ainda afirma que a adoção e implementação do orçamento base zero pelas organizações, em todos os setores, pode resultar em:

– Otimização de custos globais da operação;

– Contribuição aos objetivos estratégicos do negócio;

– Criação de fundos para um futuro mais sustentável;

– Impulso na agenda de transformação da empresa.

Ao final, as economias feitas por meio do processo de orçamento base zero e os recursos humanos liberados podem ser direcionados para projetos de alta prioridade, gerando valor em  longo prazo para os negócios.

O portal Accounting Tools reuniu vantagens do orçamento base zero. Entre elas:

Análise de alternativas – O orçamento base zero faz com que os gestores identifiquem formas alternativas de realizar cada atividade, como mantê-la internamente ou terceirizar, bem como os efeitos de diferentes níveis de gastos. 

Inflação orçamentária reduzida – Uma vez que os gerentes devem vincular os gastos às atividades, torna-se menos provável que eles possam inflar artificialmente seus orçamentos, sendo mais fácil detectar alterações.

Comunicação aprimorada – O orçamento base zero tende a desencadear um debate entre a equipe de gerenciamento sobre os planos da empresa e como eles devem ser alcançados.

Eliminação de atividades não essenciais – O OBZ incentiva os gerentes a decidirem sobre quais atividades são mais críticas para a empresa. Ao fazer isso, eles podem eliminar ou terceirizar aquelas não essenciais.

Identificação de redundâncias – Implementar um orçamento base zero pode revelar que certas atividades estão sendo conduzidas por outros departamentos, levando à eliminação daquelas  fora da área de competência habitual.

Revisão mais abrangente – O uso regular do OBZ torna mais provável que todos os aspectos contábeis de uma empresa sejam examinados periodicamente.

Alocação de recursos – Se o processo for conduzido tendo em mente os objetivos gerais da empresa, haverá um forte direcionamento de fundos para as áreas mais necessitadas.

A consultoria Deloitte publicou um relatório que oferece uma visão geral sobre o orçamento base zero, citando também alguns exemplos de como o setor privado pode se beneficiar dele.

O estudo menciona que o OBZ pode ser especialmente útil às organizações com uma realidade financeira complexa, envolvendo fusões ou aquisições.

É o caso da 3G Capital, que adotou a abordagem base zero na rotina orçamentária das suas empresas adquiridas, como a AB InBev e Heinz. Em ambos os casos, esta prática significou uma mudança radical nos processos de orçamentação, com o objetivo maior de proporcionar e reter economias significativas, resultando:

– Em números mais justificáveis e alinhados à estratégia da empresa;

– Na ampla colaboração entre a organização e lideranças;

– Na melhora operacional e eficiência da área financeira.

Dicas para implementar o orçamento base zero

1. Determine os objetivos do orçamento base zero

O controller Justin Ueland, em artigo para o portal FP&A Trends, afirma que o primeiro passo para implementar um orçamento base zero é determinar seus objetivos.

Segundo ele, as empresas usam este tipo de orçamento para diferentes finalidades: reduzir custos, obter maior visibilidade das contas e controle sobre gastos, alcançar uma gestão orçamentária mais fluída, etc. Independente de qual será o objetivo do OBZ, é importante defini-lo com clareza, pois este fator irá nortear o processo orçamentário como um todo.

Para auxiliar na definição dos objetivos, pergunte-se:

– Qual é a meta total de redução de custos?

– Essa redução se dará de forma lenta ou imediata?

– Qual é o nível de influência da organização nesse processo?

– Existe um planejamento para adoção do OBZ? 

– Após sua implementação, quem estará no controle das informações?

A Integration Consulting, empresa de Consultoria Empresarial, publicou um conteúdo no qual reforça a necessidade de compreender o status quo da empresa e, só a partir daí, estabelecer os objetivos.

Ela afirma que analisa primeiramente os dados históricos, realiza entrevistas com as lideranças, compreende a estratégia da empresa, e as mudanças culturais necessárias para implementar o OBZ. Com isso, é possível chegar a um acordo sobre os objetivos do projeto e a dinâmica de implementação.

2. Mobilize o time e incentive a mudança

Luke Pototschnik, Mark Austin, Jaclyn Inglesby e Julie Graham, todos os quatro diretores do Boston Consulting Group, em artigo, afirmam que implementar o orçamento base zero pode trazer significativas transformações às empresas. Esse entendimento motivou a criação da expressão ZBT – Zero Base Transformation – transformação base zero em português.

Contudo, essa transformação irá depender de uma mudança de pensamento e novas formas de se trabalhar na área financeira. E isso deve começar no topo: o CEO e o CFO precisam estar ativamente envolvidos não apenas na adoção do OBZ, mas também em articular como o método contribuirá para o crescimento de longo prazo da empresa.

Keith Ferrazzi, consultor em performance empresarial, em contribuição para a Forbes, revela que CFOs com visão de futuro estão abraçando a oportunidade de ajudar a definir métricas que apoiam culturas de trabalho positivas. E a adoção do orçamento base zero é um bom exemplo dessa mudança.

O Gartner, em seu Gartner para Líderes Financeiros, Orçamento com base em zero: quando e como fazê-lo, ressalta dois pontos relacionados ao time financeiro:

Liderança comprometida – Garanta o endosso dos líderes financeiros para que disseminem uma mensagem clara sobre a adoção do orçamento base zero entre os demais líderes.

Talento – Treine gerentes de centros de custo ou de outros departamentos sobre como fazer um orçamento a partir do zero.

3. Busque um modelo de gestão transparente

Jackie Wiles, diretora de conteúdo do Gartner, em artigo, afirma que um dos aspectos fundamentais para implementar o OBZ é garantir a transparência financeira no processo.

Para isso, ela observa os seguintes pontos:

– Considere o equilíbrio entre as atividades e o custo dessas, para melhor identificar quais investimentos estão agregando valor e quais não estão. 

– Detalhe se esses custos são variáveis, fixos ou podem ser cortados em curto prazo.

– Verifique o impacto nos custos diante de alteração de gastos, por exemplo, multas contratuais, custos de rescisão, etc.

Sem esse nível de transparência, você não poderá ver as ineficiências ocultas nos serviços/projetos/iniciativas e não identificará os comportamentos que precisam ser corrigidos para alterar os custos.

Kweilin Ellingrud, executiva da McKinsey, em contribuição para a revista Forbes, vai na mesma direção e comenta que promover a transparência orçamentária é essencial em um OBZ.

Segundo ela, essa visibilidade em uma organização é capaz de apontar os recursos que não estão sendo usados ​​em todo o seu potencial e aqueles que podem ser realocados para um melhor retorno em áreas como marketing, pesquisa e desenvolvimento ou melhorias na cadeia de suprimentos.

4. Invista em tecnologia no orçamento base zero

Wigbert Böhm, um dos sócios da McKinsey, afirmou em entrevista para o conselho editorial da própria consultoria, que ferramentas e sistemas digitais são os maiores facilitadores à implementação do OBZ. Segundo o executivo, a digitalização está permitindo que empresas possuam repositórios de dados financeiros, gerando maior transparência e um detalhamento preciso na gestão orçamentária.

A tecnologia além de oferecer  transparência, permite uma análise detalhada de gastos em uma unidade de negócios ou entre unidades de negócios, de acordo com o centro de custo, categoria de custo e, às vezes, fornecedor.

Steve Berez, Gary Clare e Prasad Narasimhan, sócios da Bain & Company afirmam em artigo que, as tecnologias de automação e tomada de decisão estão expandindo o potencial de uma abordagem voltada à redução de custos, um dos objetivos centrais do OBZ. 

Mesmo entre as empresas que adotam o orçamento de base zero, poucas exploram todo o potencial das tecnologias, cada vez mais disponíveis e acessíveis para ajudar na automatização de tarefas, no gerenciamento de processos e na tomada de decisões. Os executivos citam três fatores de diferenciação quanto à implementação do orçamento base zero:

Custo e eficiência – A automação de tarefas e processos por meio de softwares reduz significativamente os custos de um orçamento tradicional, geralmente de 25% a 50%, podendo chegar até 65%. Também pode melhorar a eficiência, permitindo que essas atividades sejam executadas ininterruptamente.

Processos mais eficazes – A automação facilita a redução de erros e acelera o tempo de resposta para os clientes. Ela também permite que os dados sejam coletados e organizados rapidamente, permitindo que as empresas otimizem seus processos, façam previsões melhores e atendam aos requisitos legais com mais eficiência.

Percepções – Além de ampliar a eficiência no manejo dos dados, o uso da tecnologia ajuda a fornecer insights que levam a novos produtos e serviços e aprimoramento das entregas atuais.

5. Controle e monitore o orçamento

Jack Willes do Gartner, comenta em artigo que é importante manter uma revisão abrangente e regular dos custos e das suas variações, pelo menos trimestralmente e talvez mensalmente, para um melhor alinhamento com as prioridades do negócio e conter oscilações.

Este monitoramento garante que os gastos e as previsões permaneçam em conformidade com as atividades e os resultados esperados, conforme os objetivos do OBZ. Para isso, a consultoria indica o uso de métricas e KPIs para medir o valor e alinhar os gastos com as expectativas.A sócia da Setting Consultoria, Vera Maria Stuart, também afirma, em artigo, a importância dos indicadores na manutenção da eficácia do orçamento base zero. Segundo ela, é importante mensurar e acompanhar os resultados periodicamente. Para isso, os indicadores-chave de desempenho podem ser ótimas ferramentas.

Ueland, em outro artigo para o portal FP&A Trends afirma que, após a conclusão do orçamento e decisões sobre volume e taxa, é preciso manter um forte monitoramento e controle ao longo do ano. À medida que as variações negativas começam a se materializar, elas devem ser compreendidas e corrigidas.

O monitoramento também irá destacar as áreas de oportunidade para o próximo ano, possibilitando uma visão mais a longo prazo aos gestores financeiros.