Orçamento base zero: como usar no planejamento financeiro?

O orçamento baseado em zero – ou orçamento base zero (OBZ) – chama a atenção por começar com uma planilha vazia, na qual é preciso a interação entre os membros para alocar os recursos diante da demanda atual da organização.

Essa metodologia se ajusta às metas de curto e médio prazo e tem sido utilizada com frequência por lideranças financeiras, principalmente em momentos nos quais as decisões corporativas devem ser tomadas com rapidez e precisão.

Empresas que buscam controle orçamentário têm o OBZ como uma estratégia para aumentar as margens sem alterar demasiadamente a rotina interna.

Continue a leitura e entenda como o orçamento baseado em zero pode contribuir para a adaptação de cenários com redução de custos.

O que considerar como orçamento base zero?

Etapas do OBZ

Como a automatização é útil no OBZ?

Planejamento financeiro e o orçamento base zero

Quais são os benefícios do orçamento base zero para o planejamento financeiro?

Considerações

O que considerar como orçamento base zero?

O orçamento base zero consiste em uma técnica desenvolvida na década de 70, pelo professor norte-americano Peter Pyrr, para contribuir com o planejamento orçamentário das organizações.

O OBZ propõe o orçamento de uma empresa sem considerar a base histórica de dados na elaboração de suas projeções.  A ideia é identificar quais custos e despesas são essenciais para o funcionamento de cada área e atribuir responsabilidades financeiras aos seus gestores. 

A metodologia busca alinhar os gastos das empresas com suas metas estratégicas e ter foco na eficiência e excelência.

Etapas do OBZ

1. Treinamento do time e preparação

A OBZ não é apenas uma reestruturação financeira, mas também uma cultura organizacional, por isso recomenda-se treinamentos dos times e revisitar o tema com frequência. 

Para exemplificar: se o orçamento de uma empresa deve estar pronto em dezembro, é importante que a  organização comece nos cinco meses anteriores, para que a empresa fique familiarizada com o tema.

Com o OBZ, as empresas devem segmentar as áreas para que inicialmente cada uma discuta suas necessidades orçamentárias. Essa é uma etapa na qual são decididos quais os fornecedores e serviços serão utilizados no decorrer do ano e possíveis reajustes de contratos são analisados.

Nesse processo, os gestores passam a compreender que o orçamento de suas respectivas áreas afeta diretamente as margens da companhia, tornando essa modelagem estratégica para a  organização.

2. Diretrizes orçamentárias e metas

Essa é a fase de analisar as informações levantadas por cada uma das áreas, justificando como os gastos geram valor para a organização. Os custos da empresa são descritos e avaliados em fixos e variáveis. Uma linha de corte estabelece quais são os recursos necessários e o percentual de economia que é possível em cada um deles.

Com o olhar objetivo e analítico, os responsáveis pelo OBZ partem para o planejamento no qual irão definir as diretrizes orçamentárias com o objetivo de um custo mínimo e elencar as metas a serem atingidas.

O líder do projeto deve acompanhar as métricas e KPIs estabelecidos para avaliar se os resultados observados estão alinhados com o planejamento estratégico e o alcance das metas previstas.

3. Cronograma do OBZ

Com a matriz de responsabilidades e o estabelecimento das metas de cada área, é possível agendar datas para que o time assuma as atividades de controle e monitoramento do orçamento. No curso do projeto ou nas operações cotidianas, o orçamento está continuamente sendo otimizado, o que permite alcançar a melhor margem possível.

De acordo com a consultoria Gartner, as revisões devem ser trimestrais ou em intervalos mais curtos e envolver os principais responsáveis de cada área.

4. Execução do projeto

As fases do OBZ não são dissociadas uma das outras. Durante a execução do projeto, o treinamento e a comunicação entre os membros acontecem simultaneamente, assim como o controle e o monitoramento do orçamento proposto.

Para isto, os gestores devem ter disciplina na execução diária da modelagem orçamentária com base zero. 

Esse monitoramento constante auxilia a identificar os gastos ineficientes. É recomendado, por exemplo, revisar os contratos e buscar os melhores preços constantemente.

A empresa que aplica o OBZ acompanha o progresso das metas e objetivos diariamente, o que permite a realização de medidas compensatórias, como a reorientação da equipe e otimização de cada um dos gastos.

Ao se atentar aos detalhes do planejamento orçamentário, a empresa alcança as reduções de custo e estimula sua performance, sem para isso promover cortes bruscos de recursos humanos e alterar o clima interno.

Como a automatização é útil no OBZ?

Com o orçamento para cada área, a partir do OBZ, é hora de migrar as informações para sistemas que ampliem a capacidade de acompanhamento e análise.

O uso de uma plataforma de SaaS (software as a service) permite atribuir responsabilidades orçamentárias para diferentes colaboradores, integrando cada área e oferecendo uma visão ampla e detalhada ao líder do orçamento. Ela também agiliza o armazenamento de uma grande quantidade de dados. Já a automatização elimina o gasto de tempo com atividades repetitivas e permite atualizações rápidas.

 No caso da gestão orçamentária, sistemas que integram produtividade e custos de cada área permitem analisar se há segmentos mais lucrativos que outros, permitindo aprimorar processos ou até mesmo fechar frentes que levam a prejuízos.

Se uma área é responsável por serviços, seus orçamentos também podem ser dimensionados diante dos resultados integrados ao software e suas metas podem ser revistas. Essa funcionalidade garante apresentações fracionadas que levam ao time a visualizar riscos e oportunidades de maneira proativa.

Os sistemas baseados em nuvem possibilitam em tempo real a visibilidade dos custos operacionais, resultando em revisões de cenário mais criteriosas. Vale a pena conferir se as plataformas são customizáveis, têm boa escalabilidade e seus protocolos de segurança.

Planejamento financeiro e o orçamento base zero

Segundo uma pesquisa da Gartner, em abril de 2020, com mais de 300 líderes financeiros globais, 26% deles optaram por zerar seus orçamentos no ano passado. O relatório afirma que os líderes devem garantir uma apresentação do desempenho trimestral, dividida em categorias de custos, quando há o orçamento base zero. 

“O esforço é intenso, mas há uma possibilidade de criar transparência na posição financeira e serve como ponto de ancoragem para cenários emergentes”, diz o documento.

No ano passado, a CTG Brasil, segunda maior geradora de energia do país, implementou o OBZ para construção do seu ciclo orçamentário de 2021 e obteve resultados positivos. De acordo com o Chairman e CEO da companhia, Zhao Jianqiang, a metodologia permitiu uma redução orçamentária de 20% em relação a 2020. 

O objetivo da companhia, segundo o relatório anual da CTG Brasil, foi causar uma “tensão positiva, visto que o OBZ trabalha com uma matriz de desafio, utiliza referências de mercado e estabelece metas de curto, médio e longo prazo com base em benchmarkings internos e do setor”.

Quais são os benefícios do orçamento base zero para o planejamento financeiro?

O orçamento base zero propicia uma cultura de alinhamento e responsabilidade. A transparência permite que os gestores desenvolvam o controle interno e tenham uma visão mais estratégica.

A 3G Capital, empresa multibilionária brasileira, foi uma das primeiras a aderir ao OBZ e o implementa sucessivamente nas empresas do grupo, tais como Kraft Heinz, Anheuser-Busch InBev, Burger King, Tim Hortons e Popeyes Louisiana Kitchen.

Na Ambev, o orçamento base zero e o controle de gastos contribuem para o alcance da cultura da companhia, como pode ser conferido no princípio oito. “Gerenciamos nossos custos rigorosamente, a fim de liberar mais recursos para suportar nosso crescimento no mercado de maneira sustentável e rentável”.

Com o alcance da redução de custos, o OBZ colabora para que as empresas atinjam as suas metas de EBITDA. 

Considerações

O modelo de orçamento tradicional que considera que uma empresa terá gastos, despesas, receitas e investimentos similares ao último exercício pode se tornar obsoleto diante da aceleração das mudanças do mercado.

O orçamento base zero faz sentido diante das inovações e da transformação digital das empresas de todos os portes. 

Com o OBZ é possível manter o foco na melhor performance e contribuir para a redução de custos da companhia, mesmo em momentos de incertezas e desafios.