Contabilidade moderna: por que digitalizar o processo de fechamento?

A gestão de uma empresa e dos seus processos é altamente desafiadora. Muitas tarefas e compromissos são obrigatórios e precisam ser feitos com a máxima eficácia e precisão. A gestão contábil, por exemplo, é um deles.

Contudo, nem todas as companhias possuem os mesmos recursos para gerenciar a complexidade dos processos de negócios, como contabilidade, planejamento e emissão de relatórios. As companhias de médio porte, por exemplo, enfrentam um desafio de qualificação. 

De acordo com dados da Ventana Research, embora 45% das empresas maiores realizem análises financeiras muito bem, apenas 29% das organizações de médio porte alcançam esse nível de maturidade na gestão das finanças. 

A pesquisa também identificou lacunas semelhantes em outros processos. Quando o assunto é o orçamento e controle fiscal, 40% das companhias de grande porte conseguem um bom desempenho, contra somente 27% das empresas de médio porte.

Os números apontam para uma questão latente: as companhias que têm tamanho médio precisam modernizar o processo contábil justamente para minimizar os gargalos que surgem com o aumento das demandas. E a solução é explorar ferramentas tecnológicas inovadoras que substituirão procedimentos ultrapassados. 

Os novos aplicativos e ferramentas disponíveis no mercado agregam valor aos processos contábeis e financeiros. Eles dão lugar, por exemplo, às já ultrapassadas planilhas alimentadas manualmente, permitindo que a equipe seja mais produtiva e foque em atividades estratégicas para o setor.

Neste post, mostramos porque a sua empresa deve explorar o melhor da tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho do setor contábil.

Por que investir em um processo contábil inovador?

O relatório ‘A Global Confidence Check for Finance & Accounting’, conduzido pela Capstone Insights, apontou algumas das dificuldades das empresas de médio porte (com receita entre US$ 100 milhões e US$ 749 milhões) de 8 países (França, Alemanha, Singapura, Estados Unidos, Espanha, Canadá, Reino Unido e Austrália): 

• 14,5% dos entrevistados na categoria de US$ 100- US$ 250 milhões sentem que não podem confiar completamente na precisão de seus dados;
• Apenas 30% dos entrevistados na categoria de US$ 500 a US$ 750 milhões concordam fortemente com a afirmação: “Eu confio totalmente na precisão dos dados financeiros da minha empresa”; 
• Somente 27% na faixa de receita acima concordam fortemente que “nossa equipe executiva está altamente satisfeita com o acesso em tempo real que ela têm ao desempenho financeiro da organização”.

Os resultados são alarmantes e certamente podem ser replicados à realidade brasileira. E é principalmente nessa esfera que a inovação dos processos financeiros e contábeis pode ser aplicada: auxiliar na segurança e precisão das atividades realizadas.

Outra questão importante que a adoção de uma nova gestão leva em conta é quanto ao avanço da transformação digital. Optar pela modernização dos setores ligados à contabilidade é garantir vantagem estratégica em um mercado altamente competitivo. 

Além disso, a realidade do trabalho remoto exige o uso de ferramentas simples, acessíveis, práticas e seguras. Com muitos profissionais executando suas atividades em home office, o gestor financeiro precisa assegurar tanto a acuracidade e disponibilidade de dados como acesso em tempo real para o seu time. 

Neste contexto modernizar a gestão contábil e adotar ferramentas que agregam recursos tecnológicos como computação nuvem é a melhor estratégia a ser adotada.

3 características centrais da gestão contábil moderna

Atualmente, muitas empresas de médio porte ainda gerenciam suas tarefas manualmente. Em alguns setores, inclusive, os profissionais dependem das planilhas em Excel para fazer a gestão contábil.

Contudo, os processos manuais incidem em um número maior de erros, gerando a preocupação já mostrada e retrabalho. A modernização dos processos contábeis transforma esse cenário ao inovar, trazer facilidades e vantagem competitiva para a companhia.

Conheça três qualidades de uma gestão contábil disruptiva:

1- Centralização em um único lugar: todos os seus sistemas e dados são integrados em uma única plataforma. De tal modo o fechamento contábil e os fluxos de trabalho são padronizados, garantindo maior consistência nos processos, como também eficiência e controle.

2- Automação de processos: uma gestão contábil moderna permite que muitos processos do seu fluxo de trabalho sejam automatizados. Desse modo, é possível garantir aumento de produtividade e atuação mais estratégica para o time. Afinal, quando os profissionais deixam de executar tarefas operacionais, eles ganham tempo para se concentrar em atividades de maior valor e projetos estratégicos.

3- Inteligência de negócios: com a digitalização das operações contábeis, o time tem acesso às melhores ferramentas para fazer um acompanhamento contínuo dos processos e resultados. 

E muito além de orientar a execução, as soluções tecnológicas fornecem dados que orientam as análises de desempenho e as tomadas de decisão. A tecnologia permite identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema.

Principais benefícios de uma gestão disruptiva

Para modernizar a gestão da atividade contábil em uma empresa de médio porte o ideal é contar com o suporte de uma plataforma digital que seja capaz de agilizar os processos a partir da utilização dos melhores recursos disponíveis online. 

Ao escolher uma solução hospedada em cloud computing, por exemplo, os fluxos de trabalho ligados aos setores de finanças e fiscal ganham agilidade, consistência e qualidade nas entregas. Sua utilização também evita riscos relacionados à segurança da informação, como corrompimento de arquivos e uso de dados incorretos extraídos de planilhas.

Veja os quatro principais benefícios que sua empresa pode usufruir ao investir em uma plataforma de gestão contábil:

1- Confiabilidade na gestão de dados:  com a automação de tarefas operacionais e repetitivas os dados deixam de ser gerenciados manualmente, evitando falhas nos processos. Dessa maneira, com uma base de dados mais limpa e segura, a tomada de decisões também se torna mais assertiva.

2- Foco em tarefas estratégicas: uma plataforma de gestão contábil permite que você, como gestor, padronize e automatize boa parte da carga de trabalho. Com isso, é possível excluir muitas das tarefas repetitivas e tediosas da lista de atribuições dos colaboradores. Ou seja, eles ganham tempo e energia para atender a demandas mais críticas e estratégicas. 

3- Visibilidade dos processos: o seu time sabe exatamente como deve priorizar seu trabalho e canalizar seu tempo e energia? Possivelmente não. E gerenciar o volume de trabalho é um desafio para muitos gestores e profissionais. Por isso, nada melhor do que ter essa demanda centralizada e visível em um único lugar. A utilizar uma ferramenta tecnológica que faça a gestão os profissionais têm visibilidade instantânea e em tempo real, com painéis e relatórios que indicam quais são as tarefas prioritárias. 

4- Ambiente de controle aprimorado: com recursos colaborativos e workflow de revisão, a plataforma de gestão contábil permite que todos tenham acesso aos processos em andamento.  Além disso, os gestores de alto nível conseguem manter esse ambiente com um controle aprimorado, aumentando o grau de confiança nos processos e resultados. 

Comece a modernizar a gestão contábil

Levantamento feito pela Gatepoint Research descobriu que quase 40% dos executivos de finanças das médias empresas americanas concordam que o esforço manual é uma questão importante em suas empresas. 

Já mais de dois terços dos entrevistados disseram que suas equipes dependem inteiramente do ERP ou Excel para gerenciar as informações contábeis. Continuar utilizando recursos manuais coloca as organizações de médio porte em desvantagem competitiva!

Investir na digitalização dos processos contábeis é a melhor maneira de otimizar o fluxo de trabalho do setor. Com a adoção de um sistema, o seu time passa a ter acesso às melhores ferramentas para melhorar continuamente a qualidade das entregas. 

Ou seja: a tecnologia ajuda a fazer mais em menos tempo, reduzindo o prazo necessário para o fechamento mensal.

Ao automatizar os processos, o setor também passa a contar com reports melhores e mais ágeis, aumentando a eficiência e gerando vantagem competitiva para a empresa.  

A boa notícia é que as organizações de médio porte não precisam assumir projetos de transformação de um ano, para obter esses benefícios. Agora, eles são facilmente alcançáveis com soluções de Gestão de Desempenho Corporativo (CPM) como o Accountfy. 

A plataforma recebe os dados contábeis, que podem ser gerados pelo ERP – balancete ou razão – e, usando algoritmos proprietários, os transforma em informações gerenciais.

Quer contar com a ajuda da tecnologia para otimizar o processo de gestão de fechamento contábil? Conheça o Accountfy!