Priorizar uma atividade por vez ou realizar duas ou mais ao mesmo tempo (multitarefa), em finanças, pode ter um grande impacto no resultado do seu time.
Na busca por mais produtividade muitos profissionais praticam a habilidade de realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo, termo conhecido como multitarefa ou multitasking. Mas em áreas como finanças é preciso ter cuidado e atenção para evitar problemas na rotina.
Prós e contras do perfil multitarefa
“O que precisava ser feito?”
Uma das maiores dificuldades em ser multitarefa é a capacidade de reter informação, explicam pesquisadores do Laboratório de Memória da universidade de Stanford. Como o cérebro está tentando processar mais de uma atividade simultaneamente, por vezes ele não consegue absorver um novo dado como deveria. Ou seja, a capacidade de guardar memórias de curto prazo fica afetada.
Por isso, é comum quando o colaborador não anota algo e acaba por esquecer. Por exemplo, durante a revisão das demonstrações financeiras, se um número não confere e ele esquece de anotar, isso pode se tornar um problema na análise e apresentação dos números.
“Agora terei que refazer!”
Com a falta de foco e concentração total em uma única atividade é comum que o volume de erros aumente, já que nossa atenção se divide em múltiplas tarefas, afirmam os estudiosos da Stanford.
Isso pode acontecer enquanto o profissional está preenchendo dados em uma planilha e realiza outras atividades como atender ao telefone, escrever um e-mail, responder uma mensagem. Ao fazer isso, o cérebro se distrai; e, logo, um número pode ser anotado erroneamente, ou uma fórmula pode ser inserida errada, o que obrigará o colaborador a corrigi-lá, o que significa perder um tempo precioso na rotina já tão corrida da área.
Gestão e organização do tempo
Por ter uma boa percepção das atividades a serem feitas ao longo do dia, o profissional multitarefa consegue organizar melhor seu tempo e a distribuição das suas tarefas.
Esse perfil tende a ordenar as atividades por ordem de prioridade e de dedicação crítico-criativa. Ou seja, no início do dia priorizam-se os tópicos urgentes ou que precisam de maior dedicação cognitiva. Já ao se aproximar do final do período de trabalho, é a vez de dos afazeres repetitivos e com mais tempo para hábil para entrega.
“São muitas atividades, darei conta?”
A prática frequente de multitarefas contribui para o aumento da ansiedade e a diminuição da capacidade cognitiva do cérebro, pois a sensação de desafio provocada ao desenvolver diversas atividades é maior, mas com o tempo isso pode ser prejudicial, explicam os especialistas da universidade estadunidense.
Além dos danos psicológicos, pela sensação de não terem como abraçar todas as atividades e desenvolvê-las bem, é possível sentir inclusive irregularidades físicas. Entre os sintomas apresentados estão: cansaço, coração acelerado, falta de ar, aumento do stress, baixa imunidade, perda de memória e baixa atenção.
Monotarefa ou multitarefa? Eis a questão em finanças
A divisão do foco em afazeres simultâneos pode ser útil em algumas atividades, mas também pode significar um risco ao lidar com cálculos, demonstrações financeiras e planejamentos.
“Tarefas diferentes exigem dinâmicas cognitivas diferentes. Tarefas similares e pouco complexas vão gerar um desgaste do cérebro menor. Já o preenchimento do formulário do Imposto de Renda, por exemplo, exige atenção total. Tente calcular 3.560 por 3.560 e pensar em outra coisa ao mesmo tempo”, comenta o especialista em Gestão da Inovação e professor da ESPM, Roberto Camanho, em entrevista ao jornal Folha de São Paulo.
Desta forma o profissional de finanças deve ter em mente – melhor ainda em uma lista – as tarefas prioritárias do dia. O segundo passo é separá-las por semelhança e nível de dificuldade. E somente por terceiro começar a colocar as tarefas em dia.
Por exemplo, a conferência minuciosa dos números de balanço geral e demonstração de resultado são processos semelhantes. Eles normalmente fazem parte das principais atividades do setor. Porém, por mais que sejam próximas, pelo nível de importância, elas devem ser realizadas separadamente.
Logo, as atividades que envolvem criatividade, raciocínio e criticidade devem ser desenvolvidas ainda no início do dia, como as análises das demonstrações financeiras, modelagens e planejamentos estratégicos. Isso porque o começo do turno é quando o cérebro está mais focado e menos cansado. Já tarefas mais repetitivas podem ser realizadas em outro momento, quando o foco pode ser compartilhado.
Atualmente, a habilidade multitarefa está mais relacionada à rápida adaptação diante de atividades não programadas, ao lidar com várias prioridades dentro do tempo disponível e com a interação com o time. “A partir de agora, quem se comunicar melhor e compreender de maneira clara o ambiente no qual está inserido terá muito mais chance de sucesso” complementa Camanho.
Como entregar mais valor
Para garantir mais produtividade e ainda entregar mais valor em suas análises e relatórios, o profissional de finanças pode contar com o apoio de soluções tecnológicas. Algumas opções no mercado, como o Accountfy, oferecem a automatização das demonstrações financeiras, tarefa comum da rotina contábil e financeira mas que demanda muito tempo para sua geração.
Com o uso da plataforma, os relatórios são gerados mais rapidamente e com menos chances de risco. Além disso ainda é possível programar o envio de alertas em caso de inconsistências nos números financeiros. Garantindo maior segurança e controle da informação.
Ao praticar uma rotina com priorização das atividades, levando em conta a necessidade de concentração exigida por cada uma delas, o profissional tende a ter melhor produtividade. Além disso consegue garantir mais segurança nos reportes da área, com foco na qualidade das informações.
Para citar esse artigo
Multitarefas: essa habilidade contribui para a produtividade em finanças? Accountfy, 12 ago. 2020. Blog. Disponível em: <https://www.accountfy.com/multitarefa-essa-habilidade-contribui-para-a-produtividade-em-financas>. Acesso em: dia, mês e ano.
