O impacto da automatização de processos na gestão financeira: por que investir?

*Esse post foi produzido em parceria com a ExpenseOn.

Tarefas como o controle de despesas, reembolsos corporativos, checagem de comprovantes e emissão de notas de débito são repetitivas e tomam tempo da equipe, que, por sua vez, deixa de realizar ações estratégicas, principalmente quando não há automatização de processos na gestão financeira.

Por isso, empresas que investem em tecnologia para a automatização de processos na gestão financeira podem sair na frente.

Em vez de gastar horas valiosas com atividades manuais, líderes e colaboradores ganham agilidade e tempo para se concentrar em uma gestão financeira eficiente. Ao diminuir a necessidade da interação humana em determinados processos, a rotina é otimizada e ganha outra dimensão.

A tecnologia favorece a simplificação das ações. Processos, como o de aprovação de despesas, por exemplo, deixam de depender de diversas pessoas e passam a ser direcionadas para o colaborador que pode solucioná-lo. Isso também serve para outras funções.

Logo, os profissionais ganham tempo, sentem-se mais produtivos e podem atuar com foco nas necessidades da companhia.

Mas por onde começar? Estratégias para redução de custos, por exemplo, são complexas, precisam de tempo e acompanhamento, fatores que raramente estão disponíveis em organizações que não investem na automatização de processos financeiros.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar o que é preciso para automatizar processos e otimizar a gestão financeira. Acompanhe a leitura.

O conceito de automatização de processos na gestão financeira

Em resumo, a automatização de processos no departamento financeiro é como em qualquer outro: sistemas que utilizam padrões para agilizar ou realizar ações antes feitas por seres humanos.

Mais do que uma tendência, esse fator já é uma necessidade para as empresas, independentemente de seu porte ou ramo de atuação. No universo da gestão financeira empresarial, podemos compreender a automatização como a centralização de dados e ações importantes.

Ao automatizar tarefas, criar alçadas de aprovação e unificar as informações, o financeiro passa a gerenciar o processo em si, e não as micro-atividades.

Desde a checagem de comprovantes de despesas até seu reembolso, os procedimentos manuais deixam as informações espalhadas em diferentes sistemas. Essa situação atrasa a obtenção de KPIs financeiros, identificação de problemas e conclusão das tarefas. 

Como o ERP pode ajudar a automatizar processos?

Ao usar um ERP, por exemplo, os diferentes sistemas são integrados, evitando o desencontro de informações e erros no processo, uma vez que a interação humana é reduzida ao longo dele. 

Dessa forma, o gestor faz um planejamento financeiro com velocidade, e faz o controle de gastos e orçamento com mais facilidade e praticidade.

O uso do CPM para a automatização da área contábil e financeira

Uma plataforma de Corporate Performance Management é uma solução para o processamento e gerenciamento de dados, oferecendo recursos para a gestão, análise, reporte e BI. Nela, os algoritmos inteligentes permitem o cruzamento de informações para verificar inconsistências.

Essa ferramenta cria visualizações personalizadas e demonstrações importantes para elaborar estratégias. Com os dados recebidos do ERP, o recurso  proporciona:

• automatização de demonstrações financeiras;
• análise de inconsistências;
• planejamento/modelagem de cenários e riscos;
• consolidação contábil;
• reportes financeiros;
• revisão de dados;
• monitoramento dos indicadores-chave da empresa.

As simulações que o CPM do Accountfy fornece possibilitam a previsão de orçamentos para diferentes cenários. Com isso, o CFO tem mais segurança em suas decisões e uma resposta mais rápida.

Caso o mercado mude, as reações do C-level se tornam mais sólidas e fundamentadas, e, se um problema é detectado, rapidamente é corrigido.

A precisão das informações garante o melhor timing graças aos indicadores sendo constantemente atualizados, o que reflete em maior controle.

Por que investir na automatização de processos na gestão financeira?

Ao combinar um software com as rotinas organizacionais da empresa, ganha-se uma grande vantagem. Os melhores programas de gestão financeira são flexíveis, permitindo que sejam adequados para suprir as necessidades reais da empresa.

Com um software que facilita o registro de gastos dos funcionários e o controle de reembolsos, por exemplo, esse processo fica a cargo da automatização.

Para pequenas empresas, a automatização de processos na gestão financeira pode não parecer tão necessária, já que a demanda não é tão grande. Porém, na maioria das vezes, o departamento também é reduzido, fato que favorece o uso da tecnologia.

Além disso, a automatização pode evitar riscos financeiros e contribuir para um crescimento sustentável da organização.

Outros benefícios incluem desde a organização de processos, aumento de produtividade das pessoas, organização de documentos e registros, além de uma maior segurança a favor do compliance.

Quando falamos de grandes corporações, a automatização se torna ainda mais demandada. Muitos funcionários se concentrando apenas em atividades rotineiras tiram o foco de atividades estratégicas que geram valor agregado.

“Além de tempo, um dos recursos mais valiosos quando pensamos no ambiente corporativo, uma empresa pode também otimizar diversos outros processos ao adotar uma solução de gestão e automatização”, afirma o CEO da ExpenseOn, Yannick Gudim.

ERPs, CPMs e workflows: o segredo para a automatização financeira nas empresas

O ERP é um sistema que conecta todas as informações e processos de uma organização em um único lugar. Nele, encontram-se informações de vendas, finanças, RH, estoques, suprimentos e mais.

Com essa integração, há um aumento na necessidade dos colaboradores trabalharem em equipe e entenderem sobre outras áreas. Como todas as informações estão reunidas, é possível consultá-las, mas sem alguém do setor, sua interpretação pode ser difícil.

O aumento da interação entre os diferentes setores da empresa tem alto potencial para produzir melhorias nos processos. Além disso, já que os colaboradores entendem o mínimo sobre outros assuntos, a possibilidade de se ter insights cresce.

Muitas pessoas também percebem um aumento na importância e no rigor exigido do trabalho, o que é explicado pela redução dos trabalhos unicamente burocráticos. Com os sistemas ERPs, os profissionais se dedicam a ações estratégicas e que geram resultados.

Dessa forma, a empresa aumenta sua chance de crescer e criar valor, o que é refletido no fluxo de caixa e na receita.

CPM

Uma plataforma de CPM inclui procedimentos usados para medir e gerir o desempenho corporativo, permitindo o acompanhamento de métricas e gestão baseada em números seguros e atividades automatizadas.

Dessa forma, o CFO pode gerar e sustentar valor para os acionistas com base em uma gestão estratégica. Por meio da integração das melhores práticas de modelagem, técnica de análise e processos a esse tipo de plataforma há mais segurança, já que as decisões são embasadas.

A gestão se torna mais inteligente com o fortalecimento dos tomadores de decisão por meio de insights. Além disso, o conhecimento ganho das reações eficazes permite o aumento do desempenho e gera relevância aos stakeholders.

O uso de uma plataforma de CPM confiável é fundamental para garantir que os objetivos sejam alcançados. As organizações que não tomam decisões com base em dados assumem riscos, por isso é necessário administrar essa questão de forma eficiente.

É possível ajustar o curso da empresa, investimentos e projetos, ao comparar as informações que se têm em mãos com os objetivos que foram definidos. Isso garante maior confiança dos acionistas e maior segurança nas empreitadas.

A importância dos workflows

O workflow – fluxo de trabalho, em inglês – é uma forma de processo automatizado em que tarefas, documentos ou informações são transmitidas de um colaborador para o outro. Nesse modelo, há regras que orientam a execução dos trabalhos, o que dá um alto nível de detalhamento.

De forma geral, os workflows podem ser separado em 3 categorias:

• administrativos;
• transacionais ou de produção.
• de revisão

Workflow administrativo

O workflow administrativo opera processos repetitivos que têm regras e tarefas simples. A aprovação de despesas e controle de gastos com viagens corporativas são alguns exemplos que podem ser automatizados.

Nesse modelo não há um processamento complexo ou em grandes quantidades de dados, tampouco exige acesso a múltiplos sistemas.

Workflow transacional ou de produção

Esse modelo de workflow é voltado para o processamento de grandes volumes de informações. Ele reúne processos repetitivos e complexos, além de agrupar os acessos a vários sistemas diferentes.

Além disso, envolve a execução coordenada de múltiplas tarefas que incluem a ação humana e o uso seletivo de propriedades transacionais.

Um formulário de requisição, por exemplo, é analisado manualmente para ser inserido em um banco de dados relacional. Feito isso, o documento será analisado por um avaliador automatizado, que usa o banco de dados para definir se o pagamento pode ser feito.

Tudo isso é apenas uma parte do que a automação de processos pode beneficiar a gestão financeira de uma empresa. Seja com dados em tempo real, para estratégias de longo prazo ou mesmo visando que gestores financeiros tomem decisões melhores, baseadas em dados e com tempo para pensar. O futuro do financeiro das companhias passa pela tecnologia e, claro, pelas automatizações.

Workflow de revisão

O workflow de revisão permite que os responsáveis solicitem aos controllers explicações sobre variações nas demonstrações financeiras. Caso o gasto com o pessoal seja maior que o normal, o departamento de RH pode ser questionado e, assim, dar respostas que ajudem a organizar o processo.

A ferramenta permite que o CFO acompanhe a revisão e defina prazos, garantindo mais agilidade e organização ao setor contábil e financeiro.

Com a definição de um responsável pela revisão e sua urgência há maior controle e hierarquia na solução dos problemas. O workflow de revisão do Accountfy garante confiança nos dados gerados e pode ser feito de três formas:

• ad-hoc;
• administrativo;
• produção.

Agora você já sabe porquê e como investir em tecnologia para a automatização de processos na gestão financeira. Conte com a ExpenseOn e Accountfy para otimizar seus processos!