Na área financeira, a revisão orçamentária significa fazer ajustes de acordo com fatores externos e cenários econômicos adversos, muitos dos quais são impossíveis de prever.
Sendo assim, a revisão do orçamento é uma correção dos rumos para os gastos de um determinado período, diretamente associada ao planejamento orçamentário e que prepara a companhia para o período, reduz riscos e maximiza oportunidades.
Neste post, vamos detalhar diversos pontos que envolvem a revisão de um orçamento e como tornar este processo mais eficiente dentro da empresa. Ao final, mostramos como a tecnologia pode auxiliar na construção e revisão de orçamentos.
O que é a revisão orçamentária empresarial
O escritório de finanças e tesouraria da universidade estadunidense de Princeton publicou, em seu site, que a revisão e o monitoramento orçamentário são dois componentes essenciais à gestão financeira, no sentido de identificar erros, anomalias, possíveis problemas de conformidade e variações orçamentárias significativas. O SEBRAE explica que o processo de revisão de um orçamento existe para corrigir eventuais erros, sendo indispensável que haja um acompanhamento constante.
Vendas abaixo do estimado ou despesas acima do previsto, por exemplo, podem significar a necessidade de correções. Quanto antes as correções forem realizadas, menores serão os impactos no balanço da empresa e eventuais prejuízos.
Reuniões mensais, não muito distantes do encerramento do mês, são um bom exemplo de ações de acompanhamento. Nelas, os times podem discutir o desempenho das áreas e apresentar sugestões, como descontinuidade de um produto e melhorias na gestão de despesas.
Segundo o escritor de finanças Tim Stobierski, em artigo publicado no portal da Harvard Business School, o orçamento de uma organização determina como ela alavanca o capital para trabalhar em direção às metas. Por esse motivo, a capacidade de preparar e também revisar um orçamento é uma das habilidades mais importantes para qualquer líder de negócios.
O portal contábil AccountingTools, ao explicar os passos para elaborar um orçamento, reforçou três pontos que sintetizam o processo de revisão:
Revise o orçamento – Convoque a equipe de gerenciamento para revisar o orçamento ponto a ponto. Destaque possíveis restrições e quaisquer limitações causadas por problemas financeiros. Lembre de anotar todos os comentários feitos pela equipe e encaminhe essas informações aos responsáveis pelo orçamento inicial, incluindo as observações e solicitações para alterar o documento.
Monitore o processo – Rastreie solicitações de alteração de orçamento pendentes e atualize o modelo de orçamento com novas revisões conforme elas chegam.
Emita o orçamento – Crie uma versão revisada e distribua a todos os destinatários envolvidos no processo.
Por que uma empresa deve revisar o orçamento
Um dos colaboradores da empresa de capacitação profissional BCN Treinamentos, Carolina Aleixo, em artigo, cita dois exemplos mercadológicos que ajudam a explicar por que uma empresa deve revisar seu orçamento e como isso pode afetar a sua realidade:
Exemplo 1 – Entrada de concorrente
Uma loja de material esportivo consolidada no mercado é surpreendida pela chegada de uma concorrente estrangeira que possui uma rede de estabelecimentos e ótima estrutura.
Com isso, a loja de material esportivo tem a necessidade de rever seu orçamento e analisar a possibilidade de expansão, bem como elevar o investimento nas áreas de marketing e vendas para não perder seus clientes para a concorrência. Nesse caso, uma profunda revisão orçamentária torna-se necessária e também urgente.
Exemplo 2 – Aumento de receita
Já em outro momento, essa mesma loja tem um aumento inesperado da receita por conta do sucesso de um determinado produto e isso também faz surgir a necessidade de revisar o orçamento, considerando o impacto das vendas e alocação de recursos. Sendo assim, os gestores podem escolher as áreas que ganharão mais recursos ou projetos que serão colocados em prática visando este crescimento.
Passos para uma revisão orçamentária com eficiência
Vicki Benge, colaboradora do portal de boletins informativos CHRON, pertencente à gigante de comunicação Hearst, em artigo, listou 5 passos para uma revisão orçamentária:
1- Avalie os orçamentos atuais e passados
O primeiro passo em um processo de revisão é examinar o orçamento atual e comparar os gastos das alocações com base nos resultados anteriores. As categorias que falham repetidamente são aquelas que mostram os mesmos superávits e devem ser reavaliadas e revisadas.
Por exemplo, suponha que uma empresa trabalhe com um orçamento anual e tenha um superávit recorrente em fundos alocados para matérias-primas. Imagine que a mesma empresa experimente repetidamente um déficit no frete.
Durante o processo de revisão orçamentária, o excedente médio de matéria-prima poderia ser realocado para o frete. No entanto, as áreas que apresentam um déficit recorrente precisam ser analisadas para descobrir por que suas operações excedem continuamente diante da alocação orçada.
2- Envolva os funcionários das áreas que precisam revisar seus orçamentos
Normalmente, empresas com vários departamentos e suas respectivas chefias podem ter seus orçamentos submetidos a um processo de revisão. Nesse sentido, cada gestor será responsável pelo desenvolvimento e implementação de meios para revisar uma parte designada do orçamento para maximizar a receita geral.
3- Faça revisões mais recorrentes em projetos de curto prazo
Se uma empresa tem planos para expandir, por exemplo, e isso levará três anos para acontecer, ela pode precisar de revisões recorrentes do orçamento durante esse período para atender às metas de curto prazo.
Após esse tempo, a empresa pode voltar para um orçamento mais fixo com metas de longo prazo. Além disso, uma empresa que introduz um novo produto pode precisar revisar continuamente o orçamento até que os números reais dos custos de produção e receita de vendas sejam comprovados e haja um equilíbrio entre eles.
4- Considere a revisão no caso de eventos isolados importantes
Parte de um processo de revisão do orçamento é fazer concessões para um evento único. Por exemplo, considere que uma empresa tenha um problema com peças ou suprimentos defeituosos e precise fazer ajustes para refazer a produção no curto prazo. Os gastos excessivos decorrentes dos processos anteriores devem ser contabilizados no orçamento por meio de revisão pontual.
5- Avalie continuamente suas revisões
Um processo de revisão orçamentária não é uma atividade única. Em uma operação comercial bem gerenciada, cada novo orçamento é avaliado continuamente quanto à sua eficácia. Eles devem ser revistos regularmente, em parte ou no todo, com o objetivo de aumentar os lucros sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços prestados.
Dentro deste processo de avaliação contínua, a universidade de Southampton reforça, através de dicas, que as empresas devem monitorar seus orçamentos, criando agendas regulares que tratem do tema como prioridade, sem ter que esperar que as reuniões de urgência aconteçam. Dentro deste aspecto, a Universidade ressalta outros três pontos importantes:
Prepare-se para as reuniões
Antes de realizar uma reunião de revisão do orçamento, examine documentos e pontos de discussão relevantes, por exemplo:
– Identifique as estimativas que tenham sido feitas na preparação do orçamento original, e avalie o impacto sobre o orçamento atual;
– Procure saber a opinião de outros colaboradores, não necessariamente envolvidos na própria reunião de revisão orçamental;
– Esteja aberto a receber feedbacks sobre o seu orçamento, seja do seu gestor ou dos membros da equipe envolvidos na construção e revisão do seu orçamento.
Concentre-se nas questões principais
Foque nos pontos mais importantes e sensíveis do orçamento, não entrando em detalhes mais superficiais.
Reveja cuidadosamente
É importante refletir sobre todos os aspectos do processo orçamental, desde a elaboração e negociação ao controle do documento durante todo o período de orçamentação.
Se você usa planilhas, é preciso levar em consideração a possibilidade de erros. Nesse sentido, o Corporate Finance Institute, estima que 88% das planilhas contenham erros.
Tal dado serve de alerta para que contadores e controllers redobrem sua atenção na hora de construir e revisar um orçamento. Segundo o Instituto, os erros mais comuns estão nas categorias preenchimentos de dados, cálculo, fórmula e formatação.
6 – Verifique as receitas e despesas
O NI Business Info, Guia com informações sobre revisão de orçamento, oferecido pela Invest Northern Ireland, Agência Regional de Desenvolvimento Econômico da Irlanda do Norte, destaca a importância de verificar receitas e despesas e como proceder.
Segundo o Guia, para aferir a receita real, a cada mês, você deve compará-la com seus orçamentos. Para fazer isso, as empresas devem:
-Analisar os motivos que geraram déficits: por exemplo, volumes de vendas mais baixos, mercados estagnados e produtos com baixo desempenho;
-Considerar estes motivos dentro de uma alta rotatividade: por exemplo, avalie também suas metas, talvez elas podem estar muito baixas;
-Comparar o cronograma de suas entradas com suas projeções e verificar se há adequação contábil.
A análise dessas variações ajudará você a definir orçamentos futuros com mais precisão e também permitirá que você tome medidas quando necessário.
Para um melhor controle das despesas, faça uma revisão comparando-as com os itens do seu orçamento. Isso ajudará você a prever custos futuros com maior confiabilidade. Neste caso, você deve:
-Observar como seus custos fixos diferem de seu orçamento;
-Verificar se seus custos variáveis também estão de acordo com seu orçamento. Normalmente, eles se ajustam de acordo com seu volume de vendas;
-Analisar quaisquer razões para mudanças na relação entre custos e volume de negócios;
-Verificar quaisquer diferenças no cronograma de suas despesas, por exemplo, observando as condições de pagamento dos fornecedores.
7- Tome as medidas corretivas adequadas
A universidade de Southampton também citou que, diante de problemas, certifique-se de que todos estão de acordo quanto às medidas corretivas e os ajustes orçamentários. Ademais, atribua responsabilidades, documente tudo o que foi acordado e emita a nota da reunião no prazo de 24 horas.
8- Comunique o andamento dos processos
No entendimento da instituição de ensino, pode ser motivador para sua equipe ou departamento ouvir boas notícias, por exemplo, que o seu orçamento está 20% à frente da projeção para o trimestre. Da mesma forma, não retenha más notícias, a menos que haja uma razão muito boa para isso.
9- Estabeleça pontos-chave de aprendizagem
Depois de ter tido a oportunidade de realizar uma ampla e minuciosa revisão e avaliar as opiniões do time de finanças, é importante enumerar as principais lições aprendidas. Estas devem ser traduzidas em pontos de ação acordados e postos em prática.
Em complemento a todos estes passos, destacamos o que pensam três membros do Conselho Empresarial da revista Forbes sobre a importância de revisar um orçamento:
Realize avaliações ao final de cada mês
Maurice Harary afirma que, ao final de cada mês, você deve revisar todas as despesas em seu cartão de crédito, extrato bancário e folha de pagamento para garantir que as informações batem com a realidade. Também é o momento de fazer uma avaliação dos seus gastos e o que valeu a pena ter investido.
Mantenha uma agenda de revisões de custos
Natalie Barnes diz que compreender as demonstrações financeiras é uma necessidade fundamental ao administrar um negócio. Nesse sentido, agendar revisões de custos envolvendo serviços públicos, seguros, publicidade, entre outros, pode ajudar a diminuir as despesas gerais.
Reconciliar mensalmente
Para Muraly Srinarayanathas, a reconciliação contábil consiste na verificação dos saldos contábeis com documentos e informações provenientes de fontes independentes, no intuito de identificar irregularidades, analisá-las e refletir sobre os devidos ajustes na contabilidade. Por isso, é importante acompanhar tudo para ter uma visão geral e identificar áreas de maior eficiência orçamentária.
Se você não estiver rastreando com precisão e consistência, poderá ignorar gastos redundantes ou desnecessários. Embora possa ser tedioso, a reconciliação mensal é fundamental, acrescentou o membro do conselho.
Pontos importantes na hora de revisar seu orçamento
No início de cada ano é comum traçarmos metas e projeções financeiras e nos questionarmos sobre os próximos meses. Sendo assim, quando mais realista for o orçamento, melhor será a gestão financeira da sua empresa.
Kathy Dise, CEO da consultoria estadunidense Budget Ease, afirma que existem 5 perguntas que devem ser feitas ao revisar um orçamento, sendo estas:
1- Você está atingindo suas metas de vendas? Se não, como você lidará com a situação?
- Adicionando novos produtos?
- Eliminando produtos não lucrativos?
- Precificando seu produto corretamente?
- Seu plano de marketing/vendas está sendo seguido?
- Qual é a receita que as mudanças podem trazer?
- Há eventos novos/inesperados a serem considerados? Em caso afirmativo, quais despesas e receitas potenciais estariam envolvidas?
- Publicidade?
- Custos legais?
- Viagens nacionais e/ou internacionais?
- Qual é a previsão de receitas?
- Haverá contratações, quantas? E qual será o custo disso?
- Será meio período, período integral ou ambos?
- Os benefícios estão envolvidos?
- É necessário terceirizar a folha de pagamento?
- Se a equipe aumentar, há mais coisas a considerar também?
- Serão necessários custos de infraestrutura?
- Quanto tempo de treinamento e por qual custo?
- São necessários mais suprimentos?
- Seu aluguel está programado para aumentar?
- Quando e quanto?
- Haverá algum aumento nos serviços públicos?
Ao responder a essas perguntas, você poderá ajustar seu orçamento e aumentar suas chances de sucesso. Com um orçamento detalhado e um processo de revisão em vigor, as chances de atingir seus objetivos serão bem maiores.
A tecnologia auxiliando a revisão orçamentária
Na hora de traçar um orçamento, contar com informações discrepantes da realidade pode ser prejudicial para a saúde financeira da empresa, que depende de dados concretos para realizar projeções e estipular gastos corretamente.
O resultado disso, são horas e horas gastas com revisões de orçamentos que, se fossem construídos de forma correta, não apresentariam erros.
Segundo o BARC – The Planning Survey 16, principal pesquisa anual do sobre usuários de software de planejamento e orçamentação, que entrevistou 1.245 pessoas sobre o uso de softwares de planejamento e orçamento, 52% responderam que usam software especializado para apoiar esses processos.
De acordo com a pesquisa, essas empresas reconheceram o valor agregado que o software de planejamento pode fornecer para apoiar e melhorar os processos. No entanto, 33% ainda usam planilhas sem um banco de dados ou funcionalidade de planejamento específico como instrumento principal.
Além dos riscos sistêmicos como bugs e perdas de arquivos não salvos, ainda existe a falta de segurança e controle interno nas planilhas que contribui para que seus dados possam ser facilmente alterados e manipulados, capazes de gerar prejuízos.
Um pequeno deslize nas planilhas de orçamento custou 24 milhões de dólares à TransAlta Corporation, empresa de geração de energia elétrica canadense, por exemplo. O responsável pela preparação da planilha errou um comando de copiar e colar que não foi detectado a tempo.
Exemplos como esse já fizeram com que muitos CFOs e controllers repensassem seus métodos de construção e revisão de um orçamento. Nesse sentido, a tecnologia tem trazido muitos benefícios às áreas financeiras de muitas empresas.
O relatório Global planning, budgeting and forecasting survey Insights report, da Deloitte, diz que as planilhas ainda dominam, mas seu uso para planejamento, orçamento e forecast está diminuindo gradativamente, enquanto é perceptível o uso crescente de ferramentas SaaS (Software as a Service).
Segundo dados da mesma pesquisa, 57% dos CFOs e diretores de FP&A completam o planejamento orçamentário dentro de três meses. Enquanto isso, apenas 5% conseguem concluir o processo em apenas um mês – em 2014, esse número era de 16%, o que revela a crescente complexibilidade e tempo despendido no orçamento nos últimos anos.
Nesse sentido, plataformas de gestão de performance corporativa ou CPMs (corporate performance management), por exemplo, atuam como aliadas.
A criação de diversos cenários para a previsão de orçamentos, investimentos e cortes também fazem parte da funcionalidade dessa ferramenta, e são essenciais para que o gestor financeiro obtenha panoramas sobre situações futuras e prepare o caixa da empresa antecipadamente.
Essas plataformas podem oferecer automatização de tarefas rotineiras do processo orçamentário, como o fluxo de caixa direto e indireto, DRE e Balanço Patrimonial, por exemplo, garantindo maior rapidez na sua conclusão.
