Muitos gestores financeiros usam as planilhas como sua principal ferramenta para realizar o planejamento orçamentário. Mas será que elas ainda são a melhor opção?
Embora ainda sejam amplamente usadas, o Corporate Finance Institute, estima que 88% das planilhas contenham erros, e entre eles os mais comuns são nas categorias de preenchimentos de dados, cálculo, fórmula e de formatação.
De acordo com pesquisa da Ventana Research, gerentes financeiros desperdiçam até 12 horas por mês atualizando, revisando, consolidando, modificando e corrigindo planilhas manualmente, comprometendo o tempo usado para analisar as demandas da empresa e planejar o orçamento.
Na hora de traçar o orçamento, contar com informações discrepantes da realidade pode ser prejudicial para a saúde financeira da empresa, que depende de dados concretos para realizar projeções e estipular gastos corretamente.
Segundo o estudo BARC’s major annual survey of planning and budgeting software users, que entrevistou 1.245 pessoas sobre o uso de produtos de planejamento e orçamento, 52% usam software especializado para apoiar seus processos.
De acordo com a pesquisa, essas empresas reconheceram o valor agregado que o software de planejamento pode fornecer para apoiar e melhorar os processos.
No entanto, 33% ainda usam planilhas sem um banco de dados ou funcionalidade de planejamento específico como instrumento principal.
Neste post você confere alguns motivos pelos quais as planilhas podem ser substituídas por tecnologia na hora de ter um planejamento orçamentário de qualidade.
Pontos fracos das planilhas no planejamento orçamentário
É necessário configurá-las manualmente sempre que há algo novo
Rosaria Silipo, diretora de Data Science na Knime, empresa suíça de desenvolvimento de softwares, afirma em seu artigo, que um dos problemas de usar planilhas para operações envolvendo dados é a reusabilidade.
A expert em armazenamento de dados diz que, como as planilhas não são banco de dados e sim documentos que precisam ser alimentados, a falta de uma maneira verificada, confiável e constante de coletar dados de várias fontes torna a reutilização limitada.
Ao fazer o orçamento atual utilizando a planilha do período anterior pode gerar conflitos já que, em casos nos quais há mais células, colunas ou contas que a original, é necessário configurar novas fórmulas à mão.
Os dados são descentralizados e espalhados em vários arquivos
É comum que as demandas sejam distribuídas em todo o departamento financeiro podendo resultar em múltiplas cópias do mesmo arquivo, que podem ser perdidos, copiados incorretamente e alterados sem qualquer tipo de rastreio.
De acordo com pesquisa da FSN, feita com 1.000 líderes financeiros, 50% se preocupam que todos os documentos e divulgações não foram atualizados com as últimas alterações nas contas e 40% não conseguiram concordar que seus dados são sempre confiáveis e precisos.
Isso significa que cada responsável está trabalhando em sua própria versão do orçamento, com a preocupação de consolidar e reconciliar os dados posteriormente, ou estão trabalhando em um único documento, arriscando sobrescrever dados e sobrecarregando o arquivo, causando lentidão.
Suscetíveis a erros e falhas humanas
Além dos riscos sistêmicos como bugs e perdas de arquivos não salvos, ainda existe a falta de segurança e controle interno nas planilhas que contribui para que seus dados possam ser facilmente alterados e manipulados, capazes de gerar prejuízos.
Um pequeno deslize nas planilhas de orçamento custou 24 milhões de dólares à TransAlta Corporation, empresa de geração de energia elétrica canadense, por exemplo. O responsável pela preparação da planilha errou um comando de copiar e colar que não foi detectado a tempo.
Carecem de segurança e preocupam o compliance
Em entrevista para a Forbes, Jürgen Schmechel, proprietário da Capitalise-IT, consultoria especializada em auditoria de planilhas, afirma que recursos de segurança, como proteção por senha, ocultar ou proteger planilhas e outros, não são projetados para proteger informações e podem ser facilmente quebrados.
Além disso, como qualquer usuário com uma senha tem acesso a todo o orçamento – podendo modificá-lo, além de apenas visualizá-lo –, isso pode representar uma ameaça ao compliance. Mesmo que empresas restrinjam o número de usuários com acesso, isso pode levar a um orçamento mais demorado e sem a colaboração integral da empresa.
São pesadas, lentas e difíceis de compartilhar
A pesquisa Spreadsheets are holding you back revela que 41% dos usuários de planilhas não conseguem lidar com o volume de dados.
O processamento de dados, o cálculo de células, e a abertura de várias tabelas simultaneamente tornam-se cada vez mais demorados conforme a planilha vai aumentando. Os arquivos ficam pesados e difíceis de serem compartilhados, tornando a visualização, downloads e uploads lentos.
Além disso, um planejamento em planilha offline significa que as alterações não podem ser feitas em tempo real. À medida que as condições do mercado e as previsões mudam, as equipes precisam modificar os planos e gerar relatórios o mais rápido possível.
Por que optar por uma ferramenta de gestão financeira?
O relatório Global planning, budgeting and forecasting survey Insights report, elaborado pela Deloitte em 2021, diz que as planilhas ainda dominam, mas seu uso para planejamento, orçamento e forecast está diminuindo gradativamente, enquanto é perceptível o uso crescente de ferramentas SaaS como substitutas.
Segundo dados da mesma pesquisa, 57% dos CFOs e diretores de FP&A completam o planejamento orçamentário dentro de três meses. Enquanto isso, apenas 5% conseguem concluir o processo em apenas um mês – em 2014, esse número era de 16%, o que revela a crescente complexibilidade e tempo despendido no orçamento nos últimos anos.
Nesse sentido, plataformas de gestão de performance corporativa ou CPMs (corporate performance management), por exemplo, atuam como aliadas. Segundo artigo a IBM, seus benefícios para o planejamento orçamentário são:
- Medir e monitorar o desempenho por meio de painéis com visualização interativa;
- Examinar as causas-raiz com análise de alta precisão com dados completos;
- Avaliar tendências e realizar forecast automáticos a partir de dados internos e externos.
A criação de diversos cenários para a previsão de orçamentos, investimentos e cortes também fazem parte da funcionalidade dessa ferramenta, e são essenciais para que o gestor financeiro possa ter panoramas sobre situações futuras e possa preparar o caixa da empresa antecipadamente.
Essas plataformas também podem oferecer automatização de tarefas rotineiras do processo orçamentário, como o fluxo de caixa direto e indireto, DRE e Balanço Patrimonial, por exemplo, garantindo maior rapidez na sua conclusão.
