Rolling forecast: como projetar cenários de forma contínua

A transformação digital e a pandemia da COVID-19 impactaram o Financial Planning & Analysis (FP&A), planejamento e análise financeira no português, em suas análises preditivas. 

Nesse contexto, o rolling forecast, quando devidamente operacionalizado, é um aliado do FP&A, principalmente em momentos instáveis. Com as análises baseadas em dados há precisão nas informações e, por consequência, mais acertos nas previsões e agilidade nas decisões.

Continue a leitura deste material e entenda como os profissionais em planejamento têm melhores percepções com o rolling forecast, o que contribui para a resiliência da empresa frente às mudanças.

Por que as empresas precisam prever cenários?

O consultor financeiro Jack Alexander, em artigo publicado pela Financial Management, explica que “o propósito do planejamento de cenários vai além de estimar o impacto. O verdadeiro benefício é quando os líderes identificam e avaliam as possíveis ações indicadas em cada caso”.

Dessa maneira, o profissional de FP&A que realiza suas previsões com base em diferentes cenários se prepara para situações adversas e tem recursos preestabelecidos para uma possível crise no futuro. 

Tony Klimas, da Ernst & Young, acredita que os “eventos macroeconômicos severos requerem intervenção nas operações e correções dramáticas de curso para a estratégia dos negócios”.

Para o professor holandês, Paul Schoemaker, especialista em decisões financeiras e planejamentos de cenários, a previsão é “o ato de avaliar o desempenho da organização durante um período definido no futuro”.

Schoemaker considera que o período de previsibilidade difere de planejamento de cenário. Para ilustrar essa diferença, ele criou o “Cone de Incerteza”, uma representação gráfica das fases e das situações possíveis de acontecer na empresa.  

Como a figura mostra, o forecasting equivale ao período de avaliação do desempenho da organização através da apuração dos dados, o que permite uma análise preditiva. Ele representa as ações que a empresa tem mais controle sendo pressuposto para a projeção de cenários. 

À medida que o planejamento avança ao futuro e o cone se alarga, a imprecisão dos cenários aumenta. De acordo com Schoemaker, a definição de cenários relaciona-se com fatores externos que podem alterar significativamente a corporação.

O professor explica em artigo científico que os cenários são normalmente narrados contando diferentes histórias sobre o futuro. Segundo o autor, o objetivo é desafiar a mentalidade das pessoas, estimulando estratégias, diálogo e reflexão. 

Para Schoemaker, o foco do cone não está em números, na previsão exata do futuro ou na definição das probabilidades, mas na limitação do intervalo de incerteza e na criação de estruturas para discussão.

O que é o rolling forecast?

O rolling forecast ou previsão contínua, em português, é um processo no qual as empresas buscam prever o desempenho futuro a partir das informações da companhia, com revisões frequentes.

Este modelo difere do planejamento tradicional que comumente é realizado uma vez ao ano, demora a ser elaborado e pode ficar desatualizado rapidamente.

Na prática, a empresa que adota o rolling forecast projeta, no mínimo, doze meses à frente, mas se compromete com sua revisão a cada mês ou trimestre. Dessa maneira, o orçamento sempre é um ponto de atenção e há como dimensionar o desempenho real em relação ao plano financeiro.

A Corporate Finance Institute explica que para a construção da previsão contínua são considerados números e prazos mais recentes, por isso as empresas que buscam os benefícios do rolling forecast devem investir na integração de dados financeiros e operacionais e na velocidade com que essas as informações são consolidadas.

A tecnologia contribui na análise avançada para identificar as áreas com melhores ou piores desempenhos, propiciando ajustes na alocação do capital e agilidade na adaptação de tendências.

Para Larysa Melnychuk, CEO e fundadora do FP&A Trends Group, com o rolling forecast, as equipes de FP&A conseguem executar uma série de cenários em vez daqueles usados em métodos tradicionais de previsão. 

Stefan Spiegel, CFO da Swiss Railway Freight Logistics (SBB Cargo AG), afirma que “enquanto revisava a previsão do orçamento trimestral de novembro de 2018, a equipe antecipou uma queda nos volumes em 2020 com base nos algoritmos utilizados. Isso os ajudou a ajustar a capacidade de longo prazo, mesmo antes da pandemia, já que as decisões de recursos eram prospectivas e tomadas na direção certa”. 

Passos do rolling forecast

Carl Seidman, consultor de negócios e especialista em FP&A, em artigo publicado pela Association for Financial Professionals, elencou oito etapas para que as empresas possam operacionalizar o rolling forecast e a projeção de cenários.

1. Identificar o objetivo final e ser transparente com toda equipe sobre os resultados a serem alcançados. A clareza permite que haja confiança na liderança e esforço coletivo para o alcance dos resultados propostos.
2. Considerar o horizonte do tempo das previsões de cenários. Previsões com períodos mais longos devem ser atualizadas com maior frequência, devido à relação de imprecisão e distância. 
3. Detalhar e avaliar os riscos faz parte da rotina dos líderes financeiros que assumem o rolling forecast. As revisões determinam o quanto uma decisão é arriscada para ser tomada no curto prazo.
4. Definir membros do rolling forecast e quem assumirá suas determinações. Carl Seidman lembra que o time deve ter autonomia para contribuir e se responsabilizar pelo desempenho da empresa.
5. Identificar quais são as frentes de negócio mais rentáveis e como estimulá-las, assim como reverter cenários que estejam com desempenho ruim, evitando prejuízos maiores. 
6. Verificar a confiabilidade dos dados continuamente para garantir se as informações que dão suporte à previsão contínua estão corretas, o que leva a idoneidade e legitimidade do processo.
7. Estabelecer cenários é uma das principais atribuições do rolling forecast. Conforme novas impressões aparecem, os cenários podem ser atualizados e novas projeções surgem, o que capacita a empresa a tomar decisões e estar preparada para o futuro.
8. Avaliar o desempenho real e o esperado é uma das etapas viáveis para times que já integraram o rolling forecast como rotina na gestão da empresa. Aliada à tecnologia, a administração pode entender falhas e sucessos de performance.

Quais são os benefícios do rolling forecast?

O CFO da Svitzer, uma das maiores companhias em operações marítimas do mundo, Matthijs Schot, em webinar da FP&A Trends, listou os benefícios da implementação do rolling forecast: 

• Visibilidade e discussões de desempenho: o rolling forecast parte da análise minuciosa dos dados, o que permite uma visão ampla sobre diferentes áreas, suas performances e o que pode ser aperfeiçoado. 
• Decisões aprimoradas e melhores metas: o rolling forecast ajuda a tomar decisões baseadas e a definir metas a partir de tendências.
• Alocação dinâmica de capital: com melhor visibilidade, os recursos são investidos estrategicamente em áreas que projetam uma melhor relação entre custos e benefícios. 
• Autonomia: como resultado da análise de dados, as partes interessadas apropriam-se de tarefas definidas e devem cumprir as metas estabelecidas.

Com as simulações periódicas do rolling forecast, as empresas podem fazer ajustes na rota para atingir os objetivos estratégicos. A análise preditiva reduz a exposição ao risco, identifica oportunidades e com isso a empresa provavelmente terá melhores resultados. 

A Deloitte afirma que em tempos de maior volatilidade e divergência em relação ao histórico precedente, os planos que passam por revisões contínuas têm uma vantagem inerente sobre seus equivalentes, proporcionando visibilidade de tendências.

Planeje-se para o pior e espere o melhor

O FP&A, a partir das impressões analíticas do rolling forecast, pode ter insights de situações improváveis de acontecer conhecidas como cisnes negros. Nem sempre elas se resumem a algo desastroso, podendo remeter-se a um evento positivo.

Bryan Lapidus, diretor de FP&A na Associação para Profissionais Financeiros, acredita que “o rolling forecast fortalece o desempenho do CFO na gestão de riscos de uma organização identificando oportunidades e desafios além do ano fiscal, estabelecendo estruturas operacionais, tomando decisões de longo prazo e permitindo a previsão de eventos”.

O consultor de negócios e finanças Tony Klimas, afirma que o desenvolvimento de um cenário de pior caso é válido, mas não deve ser o único, pois a catástrofe não é o resultado provável.

João Marcelo Marques de Andrade, um dos planejadores financeiros da Nissan Motor Corporation, explica que bons profissionais de FP&A devem oferecer opções para os executivos reagirem a todos os eventos, seja para momentos de estagnação ou no cenário ideal de produtividade e competitividade.

Como a tecnologia contribui no rolling forecast?

Uma pesquisa realizada pela Association for Financial Professionals (AFP) sobre gestão e análise de dados, com 500 profissionais de FP&A, constatou que, entre 2010 e 2020, a alocação de tempo gasto pela coleta e validação de dados passou de 47% para 49%. 

Em dez anos, o avanço na priorização dos dados foi pouco e 92% dos entrevistados afirmaram usar apenas planilhas e métodos manuais para análise das informações, o que mostra o baixo nível de automatização dos processos.

Stéphane Bonutto, CFO em Oerlikon Balzers, uma das maiores empresas de revestimentos, explica que as “ferramentas de automatização agilizam as atividades tradicionais de análise e planejamento em um melhor nível de qualidade”.

A organização ao adotar uma plataforma especializada de rolling forecast permite que o time tenha previsibilidade sobre receitas, despesas e investimentos, projete demonstrações financeiras e faça ajustes para atingir as metas.

O uso da tecnologia no rolling forecast ainda facilita a checagem entre previsão e realidade, reduz impressões pessoais no planejamento e possibilita uma consolidação rápida dos dados.

Barry Keating, professor da Faculdade de Negócios de Mendoza de Notre Dame, alerta que “as empresas que não conseguem prever ameaças externas através da análise de dados recentes ou em tempo real serão as que não existirão no futuro”.

Considerações de rolling forecast e FP&A

Líderes financeiros ao redor do mundo têm o desafio de projetar cenários após 2020. O planejamento estático baseado em dados passados tornou-se insuficiente e muitas companhias não conhecem outro método para programar o futuro.

As lições, mesmo ainda estando em momentos incertos, estão que a tecnologia e análise de dados auxiliam na agilidade de adaptação e contribuem para a confirmação de cenários previstos.

As revisões nos planos e o rolling forecast se mostram como uma via menos intuitiva e colocam a gestão financeira no centro de decisões estratégicas da corporação.