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CASE DE SUCESSO

Saiba como o Grupo Fleury tem otimizado o fechamento de 5 grupos consolidadores com a ajuda do Accountfy

Gisele Schneider e Weberthon Nunes, da área de de Controladoria e Tributos, contam como a plataforma tem sido aliada em garantir agilidade nas rotinas da área

Sobre o Grupo Fleury

O Grupo Fleury é composto por aproximadamente 216 unidades de atendimento das marcas Fleury Medicina e Saúde, a+ Medicina Diagnóstica, Laboratório Weinmann, Labs a+, Clínica Felippe Mattoso, Diagnoson a+, Weinmann Serdil, Instituto de Radiologia, Campana, Cedire, Centro de Patologia Clínica, Diagmax, LAFE, Inlab, Papaiz e SantéCorp.

Por meio dessas marcas, estão presentes nos mercados de São Paulo, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Paraná, Bahia, Pernambuco, Rio Grande do Norte, Distrito Federal e Maranhão.

 

Desafios para ganhar agilidade e segurança com os números nos fechamentos

O processo de fechamento de grandes empresas, costumeiramente, envolve diversas dificuldades, como a checagem de números, busca por informações, processos com pesadas planilhas, além de trocas de e-mails entre os colaboradores para garantir que os números corretos sejam entregues.

“[O Accountfy trouxe] confiança nos números apresentados. O processo de revisão, que era bem desgastante, ficou bem mais fácil...Não ter o Accountfy não seria sustentável. A gente não iria conseguir fazer [o fechamento de] todas essas empresas no Excel e, no final do dia, continuar com um fechamento tão rápido.”
Gisele Schneider – Gerente Sr. de Controladoria e Tributos no Grupo Fleury

O Grupo Fleury, com 5 (cinco) grupos consolidadores e diversas empresas embaixo do seu guarda-chuva, enfrentava desafios para a realização de um fechamento rápido e seguro, por isso buscava:

  • automatizar os processos de consolidação dos grupos econômicos;
  • maior agilidade e rastreabilidade nos processos de revisão e confirmação de números.

 

Demonstrações Financeiras (DFs) e Consolidação dos Grupos Econômicos em segundos

Gisele Schneider, Gerente Sr. de Controladoria e Tributos do Grupo, e Weberthon, Coordenador da mesma área, contam como o Accountfy não só os ajudou a reduzir os processos de fechamento de 5 grupos consolidadores, mas passou a garantir a segurança nos números, um risco inerente ao uso de planilhas, como era o caso deles antes.

“O Accountfy é a 1a automação feita na Diretoria de Finanças. É o primeiro passo para uma nova era de automatização dos processos aqui… porque a contabilidade sai de um modelo mais operacional e passa a ser mais analítica.”
Gisele Schneider – Gerente Sr. de Controladoria e Tributos no Grupo Fleury

A automatização trazida pela plataforma permitiu ainda que o fluxo de caixa, antes produzido apenas por volta do quarto dia útil, passasse não só a ser produzido automaticamente já no primeiro, mas também que ele pudesse ser feito para todas as empresas do grupo, tarefa antes impossível, frente à quantidade de informações e processos que seriam necessários.

 

O processo de revisões e confirmações de dados passou a ser mais rápido e rastreável

Além de ajudar a garantir a governança, permitindo que os colaboradores deixassem de perder tempo com tarefas manuais e passassem a se dedicar a atividades mais estratégicas e analíticas, o Accountfy contribuiu também para tornar os processos analíticos mais claros e ágeis.

“Antes, eu fazia os comentários e era muito difícil para controlar o que foi ou não respondido, além de que era difícil saber qual o último número validado com tantos e-mails. Agora é muito mais fácil, porque o processo é todo pela plataforma, com notificações e mantemos o histórico de comentários e de revisões lá.”
Gisele Schneider – Gerente Sr. de Controladoria e Tributos no Grupo Fleury

Outras ferramentas muito utilizadas pelo time do Fleury e oferecidas pela plataforma são os comentários – com eles, quaisquer números das DFs, relatórios, ou gráficos produzidos na plataforma podem ser comentados, ajudando na interpretação e compreensão da informação – e o workflow de revisões, que permite que responsáveis sejam definidos para a resposta de questionamentos, sendo os envolvidos notificados por e-mail a cada novidade e mantendo também um histórico de respostas para facilitar o acompanhamento.

Próximos passos na otimização das atividades da área

Há outros recursos oferecidos pela plataforma que ainda não estão sendo plenamente usados pelo Grupo. Gisele afirma que os dashboards e apresentações são alguns dos que querem aproveitar mais intensamente a fim de terem sempre à mão os principais indicadores atualizados, buscando ainda expandir a utilização para que outras áreas da companhia que possam se beneficiar destes e de outros recursos, como o comparativo Real x Orçado e outros.

“Tem um ponto que é um diferencial do Accountfy: o conhecimento dos especialistas nas áreas contábil. É um feedback que temos dos times, que os especialistas sabem do que estamos falando.”
Gisele Schneider – Gerente Sr. de Controladoria e Tributos no Grupo Fleury
“Quando a gente tem uma dúvida ou um problema, vocês conseguem assimilar e dar uma resposta rapidamente. Parece que sentem da mesma dor que a gente.”
Weberthon Nunes – Coordenador de Contabilidade e Tributos no Grupo Fleury

Gisele afirma que, em breve, todos os principais executivos da companhia passarão a ter acesso à plataforma, com informações disponíveis sempre que necessário para otimizar processos anteriores à Consolidação.

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