Planilhas: entenda porque elas limitam sua gestão financeira

Por muito tempo as planilhas foram essenciais para a gestão das empresas. Atualmente, com o avanço de tecnologias de visualização de dados e otimização de performance financeira, elas podem ser um sinônimo de desperdício de tempo.

Começamos esse texto provocando uma reflexão: o quão dependente das planilhas sua empresa é hoje? Levantamos esse questionamento após conferir o estudo de Thiago Dantas sobre o uso da inteligência analítica por executivos financeiros.

A pesquisa, defendida no início de 2020 no Mestrado em Gestão para a Competitividade da Fundação Getúlio Vargas, indicou que o Microsoft Excel® ainda é “a ferramenta mais utilizada pelas empresas quando falamos de tratamento e geração da informação”. Dantas observou também o “alto grau de dependência das empresas, por maior que essas companhias sejam”, ao uso das planilhas. E também, que essas mesmas empresas “apresentam deficiência no emprego das ferramentas que fazem parte da inteligência analítica”.

O uso de planilhas para o controle financeiro e administrativo das organizações está atrelado diretamente ao avanço da contabilidade. Elas se tornaram parte importante da gestão do negócio, entretanto, com elas surgiu uma nova tarefa: o preenchimento das planilhas. Em um contexto atual, no qual a agilidade é intensificadora da capacidade competitiva no mercado, as planilhas acabam por não ser tão eficientes como eram antigamente.

O intuito não é prever a extinção das planilhas e dizer que o Excel® se tornará obsoleto. A proposta é indicar que essas ferramentas de controle não são suficientes, apesar de continuarem a fazer parte da rotina de áreas financeiras. Elas ainda podem ser usadas como recurso de suporte para análises pontuais. Entretanto, acompanhamentos de informações volumosas e diagnósticos mais detalhados podem ser feitos mais rapidamente , e com mais segurança, usando tecnologias de gestão e análise de dados.

As planilhas estão te atrasando

Em um mercado global cada vez mais acelerado, e com mudanças constantes, dedicar-se ao preenchimento de planilhas e mais planilhas, além de ser um valioso tempo do profissional de finanças destinado a uma tarefa repetitiva, é algo inviável pelo pouco retorno que dá aos gestores.

Uma pesquisa, desenvolvida pela Brainyard em 2019, constatou que os CFOs gastam a maior parte de sua carga horária diária com planilhas – em média 2,24 horas/dia – enquanto atividades estratégicas como modelagem – 0,48 horas/dia – e planejamento – 0,25 horas/dia – permanecem em segundo plano.

Esse tempo, destinado às planilhas, poderia ser usado para dar conta das três principais prioridades dos diretores financeiros. Segundo a pesquisa, os CFOs buscam: relatórios melhores e mais rápidos (55%), maior visibilidade de dados (41%) e implementação de novas tecnologias de gestão financeira (39%).

Além disso, as planilhas estão sujeitas a erros difíceis de serem detectados. Isso pode comprometer a confiabilidade do negócio. Como a quantidade de informações gerenciais é grande, erros podem ocorrer no momento em que elas são inseridas ou movimentadas. Ou então o descuido com a atualização constante pode tornar a planilha imprecisa.

E também há os empecilhos com o programa em si. Na troca do documento entre colaboradores, se eles não tiverem a mesma versão do Excel®, as planilhas podem ser desconfiguradas ou até corrompidas. Sem citar os riscos de acessos inseguros.

Mas como ter certeza que o uso dessa ferramenta está limitando o potencial competitivo do seu negócio? Um dos principais indicadores é o volume de informações transacionadas. Quanto maior a empresa e o fluxo de capital maior será a necessidade por análises seguras e rápidas, o que não é viável via Excel®.

Portanto, com o crescimento do negócio ou com a alta complexidade de determinados momentos – como crises – recursos limitados para o acompanhamento dos fluxos de trabalho e resultados não devem ser mantidos como estrutura central.

Até que ponto elas são adaptáveis?

Um argumento constante dos mais apegados é que as planilhas podem ser elaboradas de acordo com a necessidade de cada negócio, podendo ser alteradas, e organizadas, seguindo a preferência dos profissionais.

Isso pode até funcionar para quem trabalha sozinho, ou para um grupo pequeno e mais fácil de orientar. Mas já pensou em como seria explicar o funcionamento de uma planilha para uma equipe grande? Ou melhor, de diversas planilhas, variando por centro de custo, prazo e outras tantas possibilidades?

Por isso, plataformas SaaS são conhecidas pela usabilidade acessível. Isso significa que são intuitivas e práticos. Assim, caso ocorra alguma alteração na gestão, não é necessário trocar todas as planilhas. Além de garantir que a informação siga padrões, facilitando o trabalho do time.

Outra característica vantajosa é a rastreabilidade, ou seja, o acompanhamento de todas as alterações feitas na plataforma. É possível não só observar quem fez as mudanças, mas conferir a data e ainda solicitar revisões e explicações sobre tal modificação.

Um guia estratégico não é aquele que busca a ferramenta que parece ser a mais adaptável, mas sim aquele que se dispõe a rápidas mudanças. Alcançar o verdadeiro potencial da empresa é sair da zona de conforto.

Dar uma chance à automação não significa colocar em risco o que vem sendo feito. Mas uma oportunidade de aprimorar o que será feito a partir do investimento em tecnologias. O valor da entrega não está no levantamento de dados manualmente, mas na qualidade e profundidade das análises. Ou seja, insights gerados e direcionamentos eficientes para o desenvolvimento da companhia.

Não basta chegar na nuvem

Alguns podem pensar que versões de planilhas online podem resolver os pontos problemáticos citados acima, como o acesso remoto, versões atualizadas e existência de arquivo único. Entretanto plataformas SaaS disponibilizam uma solução que vai além do simples armazenamento na nuvem.

Além da segurança de sistemas de proteção, como o Google Cloud, plataformas, como o Accountfy, garantem que apenas os colaboradores autorizados tenham acesso às informações. Além de garantir que esses profissionais contem com uma ferramenta colaborativa para manutenção dos dados de forma simultânea e conferência das alterações em tempo real.

Mais eficiência no controle e análise, tudo de forma integrada, e atrelada à mobilidade, é possível em uma plataforma SaaS. Assim as equipes podem acessar de qualquer lugar, usando dispositivos conectado à rede mundial de computadores.

Uma metodologia financeira aplicada via plataforma permite a parametrização conforme as necessidades da empresa, independente de seu tamanho ou ramo de atuação. Isso garante melhores condições para a geração de demonstrações contábeis, opções variadas para modelagem financeira considerando distintos cenários, análises eficazes com foco nas exceções e a possibilidade de criar reportes que contribuem para os processos de tomada de decisão.

Faça diferente

A previsão para esse ano de 2020, apesar das complicações econômicas causadas pelo novo coronavírus, é que os líderes financeiros devem buscar três iniciativas para apoiar as ambições corporativas. São elas: análise financeira avançada e automatizada, estratégia e estrutura da organização financeira com base na tecnologia e a otimização das informações geradas por sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) utilizando plataformas de gestão financeira.

Entretanto no cenário brasileiro, de acordo com a pesquisa de Dantas, 30% dos executivos financeiros ainda não sabem quando essas tecnologias serão inseridas nas empresas em que trabalham. E o dado mais agravante é que apenas um terço das companhias investirá em tecnologias de inteligência analítica, e será menos de 20% de capital.

A equação é simples: Menos tempo com planilhas, mais tempo para análises, mais produtividade e melhores resultados. O uso de plataformas mais robustas de gestão financeira deve ser considerado já que possibilitam o controle das métricas, geração de demonstrações contábeis em segundos, atuação colaborativa e análise de distintos cenários, gerando relatórios valiosos para os gestores.

Por isso optar por uma plataforma de gestão financeira é um diferencial no mercado atual. Quer saber mais sobre outros recursos e funcionalidades que podem auxiliar o seu negócio a desapegar das planilhas e acessar análises realmente eficazes? Clique aqui!

Especialista de conteúdo do Accountfy, jornalista e mestre em Comunicação.