Por que utilizar o balancete para a tomada de decisões?

Entenda a importância do balancete, um demonstrativo contábil não obrigatório, para uma gestão mais eficiente.

Uma prática necessária, antes de gestores definirem os direcionamentos do negócio, é a conferência da situação financeira da empresa, independente do seu tamanho ou segmento.

Entretanto, nem todas informações contábeis são acessadas nesse momento de análise, o que pode limitar ou até mesmo comprometer o planejamento.

Para ter mais segurança na tomada de decisão é preciso ter em mãos informações precisas sobre a organização, e elas estão no balancete de verificação. Ele funciona como uma listagem de todas as movimentações entre as contas contábeis da empresa indicando a situação do patrimônio.

O balancete como fonte de dados

Como um dos principais demonstrativos, no balancete estão listadas as receitas e despesas de um determinado período, além de indicar o saldo total.

Sua relevância se dá por ele ser base para a elaboração das demonstrações obrigatórias (apenas para empresas com acionistas, segundo o artigo 176 da Lei 6.404/76 da legislação societária, mas recomendadas para negócios de todos os tamanhos), como o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultado do Exercício e o Fluxo de Caixa.

Por ser auxiliar, o balancete pode ser elaborado de acordo com as necessidades das empresas, variando a sua periodicidade, e não apenas no encerramento de cada exercício.

Como se trata de um instrumento de controle interno, alguns empreendimentos geram o balancete diariamente ou semanalmente, enquanto outros só fazem esse controle de modo mensal ou semestral.

Entendendo a escrituração

Por agrupar tantas informações, o balancete pode se tornar um documento complexo para quem não é acostumado com a escrituração contábil.

Uma das dificuldades ao se analisar o balancete é entender o Método das Partidas Dobradas, que basicamente é o registro da movimentação em duas – ou mais – contas, uma de saída de recurso e outra de aplicação de recurso.

No método das partidas dobradas há o princípio de que em cada fato contábil pelo menos duas contas serão movimentadas.

Por exemplo: ao comprar um veículo a empresa precisa registrar a “saída” do dinheiro da conta contábil Caixa. Já a aplicação do dinheiro na aquisição do veículo indicará portanto a “entrada” desse recurso na conta contábil Veículos. Ou seja, o mesmo valor indicado como crédito – origem de recurso – no Caixa da empresa, será indicado enquanto débito – aplicação de recurso – na conta que indica o patrimônio da empresa em automóveis.

Caso esse registro seja feito em uma das contas e na outra não, ao final o balancete indicará um erro no saldo, que deverá ser verificado e corrigido pelo contador.

Estrutura do balancete

A estrutura básica do balancete consiste em duas colunas. A primeira indica as contas – em que estão todas as contas patrimoniais de direito, bens e deveres, como contas bancárias, veículos, máquinas e estoque. Já a segunda coluna é composta pelos débitos – aplicações de recursos – e créditos – origem de recursos.

Todos os valores serão registrados seguindo o método de partidas dobradas. Assim, o total de ativos – composto de bens e direitos – deve ser igual ao total de passivos – obrigações com terceiros e o patrimônio líquido.

Alguns tipos de balancetes são elaborados com mais de duas colunas, podendo ser de quatro, seis ou oito. Quanto maior for o número de colunas, maior será o detalhamento das informações. A escolha do tipo de balancete será de acordo com a necessidade e a destinação desse documento.

Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC T2.7), no cabeçalho do balancete deve conter a identificação da empresa. Além disso, a data a que se refere e a abrangência do período que esse balancete está sendo feito.

Na primeira coluna, no lado esquerdo, terá a identificação das contas e respectivos grupos. Enquanto do lado direito devem constar os saldos das contas indicando se são devedores ou credores.

Confira o exemplo:

Tabela com dados contábeis conhecida como balancete

Esse modelo simplificado traz alguns dos dados financeiros que constam no balancete, como os valores em caixa na empresa e as informações bancárias, por exemplo.

Além desses, outros dados costumam ser detalhados em balancetes completos. São eles: o valor dos estoques de produtos, bens como máquinas e equipamentos, o pagamento dos colaboradores, impostos a recuperar ou a pagar e o capital social.

O uso do balancete na tomada de decisão

Uma das finalidades do balancete é indicar se os valores lançados estão corretos, ou se existe um desequilíbrio entre os ativos e os passivos da empresa.

Se o balancete indicar que para cada débito – aplicação de recurso – há um crédito – origem de recurso – respectivo significa que não há presença de erros ou fraudes no registro. Caso contrário, é um sinal de alerta para a gerência.

Além dessa verificação, o balancete também registra os lucros e prejuízos da empresa. Isso mostra de forma detalhada a evolução da receita, ou o aumento de despesas, indicando a origem desses gastos extras.

A partir do balancete é possível calcular os indicadores de liquidez do negócio. Ou seja, o quanto de capital a empresa tem disponível e se ele é suficiente para quitar as obrigações previstas.

Por exemplo: para uma análise de curto prazo deve ser calculado a liquidez corrente, que consiste na divisão dos direitos somados – valores em caixa, em bancos, estoque e capital a receber de clientes – pelas dívidas somadas – empréstimos, financiamentos, fornecedores e impostos.

O resultado desse cálculo indicará aos gestores se a empresa tem capital suficiente para pagar as dívidas. Também pode demonstrar que os valores são equivalentes, ou a necessidade de buscar mais capital para quitar as obrigações.

Informações por centro de custo

Outro exemplo de uso do balancete é para a visualização por centro de custo, ou seja, filtrar informações contábeis de cada departamento da empresa, como comercial, administrativo e tecnologia da informação.

A partir da análise dos valores desses departamentos é possível realizar ajustes gerenciais das contas contábeis, obtendo informações para avaliação da rentabilidade de cada setor e para o controle dos processos internos.

Com essas informações, os gestores podem conferir quando é o melhor momento para investimentos ou se essa é uma oportunidade para organizar as contas de um departamento antes de expandir.

Interpretando as informações contábeis

O balancete é elaborado por um contador a partir das informações extraídas dos livros de registro, como o Razão –  movimentações escrituradas por conta – e o Livro Diário – movimentações separadas por dia, independente da conta de origem.

Lembrando que o balancete servirá para o geração de outras demonstrações justamente por agrupar essas movimentações em ordem cronológica.

É papel do contador, ou do controller, reconhecer as movimentações financeiras não benéficas para a empresa, diagnosticando possíveis erros de escrituração ou destinação de recursos.

Podem ser incorreções como saldos incompatíveis com outros documentos, lançamentos não registrados, inversão de crédito e débito em relação às contas e a duplicidade de registro. São erros que comprometem a transparência da saúde financeira da empresa.

Após essa análise os profissionais de contabilidade e controladoria podem gerar alternativas, a tempo para que os gestores compreendam o quadro financeiro de forma completa. Assim os dirigentes contam com as ferramentas necessárias para a tomada de decisões.

O balancete como base para os relatórios gerenciais

Como resultado dessa avaliação, feita por contadores e controllers, são elaborados os relatórios gerenciais. Eles funcionam como um resumo das informações contidas no balancete e do diagnóstico do patrimônio e atividades de setores.

Esses relatórios proporcionam aos gestores as condições ideais para averiguar a situação da empresa de forma a evitar dívidas, reduzir custos operacionais ou propor reestruturação interna.  Também é possível atrair melhores investimentos, obter lucros mais significativos e otimizar processos.

Assim é possível garantir o protagonismo da contabilidade dentro da instituição. Pois ao transformar as informações financeiras em informações práticas, o contador e o controller estarão entregando relatórios úteis, garantindo menos riscos e mais eficiência.

Gere mais valor a partir do balancete

Uma forma de ter mais tempo para se dedicar à elaboração e análise de relatórios gerenciais é a utilização de plataformas SaaS – software como serviço. Eles automatizam a geração de demonstrações financeiras obrigatórias.

A plataforma Accountfy, após receber o balancete feito previamente no Excel ou sistema ERP, elabora essas demonstrações em segundos, otimizando o tempo de trabalho do contador. Além disso, é possível criar dashboards para acompanhar a evolução das contas e apresentações de resultados para o board e investidores, facilitando a rotina do controller.

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Especialista de conteúdo do Accountfy, jornalista e mestre em Comunicação.