O que o controller precisa saber sobre integridade de dados?

Os dados são ativos valiosos para qualquer empresa. Eles funcionam como uma memória corporativa, que contribuem para análises precisas e para a tomada de decisão. Nesse sentido, o que significa integridade de dados para a área financeira?

Para a gestão financeira, especialmente para o controller financeiro, a integridade de dados leva à efetividade de seu trabalho. Para realizar uma análise de custo ou gerenciar um orçamento ele precisa de informações corretas e completas. 

Se em algum momento, a integridade dos dados for corrompida, o trabalho desse profissional pode acarretar grandes prejuízos e impactos negativos por um longo tempo.

Continue a leitura para compreender como preservar a integridade dos dados em uma organização, elevando a qualidade do trabalho da controladoria financeira.

O que é integridade de dados?

O sentido literal da palavra integridade remete a algo que não passou por qualquer perda, portanto se manteve inteiro e ileso. 

Nas finanças, a integridade dos dados é reconhecida pela consistência das informações, desde os primeiros inputs até o processo de consolidação e análise cruzada dos dados. 

No contexto corporativo atual, no qual os gestores possuem posições cada vez mais analíticas, a integridade dos dados é condição para medir desempenho e propor mudanças estratégicas.

Catherine Cote, coordenadora de marketing da Harvard Business School Online, define integridade de dados como a “precisão, completude e qualidade das informações que devem ser mantidas ao longo do tempo em diferentes formatos”. 

Dessa forma, manter a integridade dos dados está alinhado às escolhas de qual formato salvar as informações até como atestar a veracidade delas.

Quais são as ameaças à integridade de dados?

O controller financeiro analisa a gestão dos recursos em todas as áreas da empresa, sendo assim, considera dados diversos, muitas vezes atualizados pelos responsáveis de cada área.

Esta constituição fragmentada do banco de dados eleva as chances de erros e demora na consolidação das informações. Dentre as principais ameaças à rotina das organizações, estão:

1. Erros humanos

Quanto maior o nível de envolvimento humano, maior é o risco dos erros em processos repetitivos e longos. É impossível excluir a influência das pessoas, afinal elas abastecem os bancos de dados independentemente do aparato tecnológico.

O recomendável é criar procedimentos de revisão. Estabelecer indicadores utilizados sistematicamente também alerta quando um dado distancia-se da normalidade.

A empresa de dados Duco e o  Fórum de Tecnologia Financeira (FTF) realizaram uma pesquisa sobre a reconciliação de dados dos serviços financeiros europeus e quase um terço (28%) dos respondentes afirmaram que os erros de processos manuais são seus maiores problemas. O relatório averiguou que as falhas aumentaram durante o trabalho realizado em casa, principalmente na pandemia. 

2. Inconsistência de formatos 

A inconsistência de formatos revela a imprecisão de dados que circulam na empresa. Em algum momento, seja por falha humana ou não, a informação pode ser corrompida, o que provoca divergências nas impressões e muitas vezes impede a conclusão de um processo.

A Atlan, plataforma online de colaboração para funcionários, exemplifica uma situação de inconsistência de dados: o comercial adota o modelo DD/MM/AAAA para datas, enquanto o marketing aplica MM/DD/AAAA. Como nenhuma das equipes verifica qual formato foi usado, há inconsistência nos dados e a análise torna-se infundada.

Do ponto de vista das finanças, as inconsistências prejudicam muito as demonstrações contábeis obrigatórias e até mesmo os processos de auditoria, públicos e privados, que checam as informações declaradas.

3. Cibersegurança

Vírus e ataques cibernéticos apresentam ameaças contínuas às organizações. A integridade dos dados são alvos potenciais de corrupção, modificação e destruição.

A relevância desse item fez com que o Centro Nacional de Excelência em Cibersegurança dos Estados Unidos, junto a alguns empresários, construísse soluções de cibersegurança específicas para a integridade de dados.

O grande desafio, nos Estados Unidos e em todo o mundo, está em plataformas que viabilizem o trabalho remoto e a adequação às leis de proteção de dados e simultaneamente blindem a informação corporativa dos acessos indevidos.

Por que o controller financeiro deve se preocupar com a integridade de dados?

O controller financeiro é responsável por coletar, organizar e apresentar os dados à alta administração, o que exige um gerenciamento adequado das informações e atenção à integridade dos dados.

Os relatórios e demonstrações financeiras são determinantes no processo de tomada de decisões estratégicas e na construção das premissas e cenários. Qualquer erro ou inconsistência dos dados pode impactar nos níveis de desempenho da empresa. 

Em geral, os profissionais de finanças trabalham com prazos limitados e necessitam de agilidade na emissão de relatórios. Nesse sentido, informações corretas e confiáveis são condicionais à apresentação destes resultados.

Como manter a integridade dos dados?

A integridade dos dados exige das empresas um processo específico e abrangente. Abaixo relacionamos algumas ações que as empresas têm para garantir a precisão e qualidade dos dados.

Validação dos dados

Manter a integridade dos dados começa na inclusão deles. A criação de protocolos alinhados aos processos de negócios pode servir como a primeira linha de proteção contra a imprecisão. 

Os protocolos exigem descrições atualizadas quando os dados são inseridos ou mudam rapidamente. Outras regras de validação mais detalhadas podem controlar as informações inseridas nos bancos da empresa. 

Por exemplo, os administradores podem restringir as permissões de certos indivíduos para alterações. Isso fornece uma camada adicional de garantia de qualidade e segurança ao manter a integridade dos dados.

Capacitar os colaboradores e promover uma cultura de integridade 

Os colaboradores devem perceber a integridade como um dos principais valores da companhia. Nesse sentido, os treinamentos sensibilizam e instruem sobre os impactos de dados corrompidos e as ações de mitigação. 

A consultoria Deloitte, no material “Dominando dados para insights melhores  –  e vantagem competitiva” explica que os fluxos de trabalho simplificados e automatizados viabilizam a integridade dos dados.

Ainda para a Deloitte, há muitos funcionários que não têm confiança nos dados e começaram a depreciar o uso corporativo deles, por isso é preciso aumentar a valorização pública da gestão analítica e insistir nos treinamentos contínuos.

A Precisely, no material Tendências em integridade de dados: Perspectivas para o Chief Data Officer em 2021, atesta que somente 17% dos profissionais são altamente treinados para ter acesso a insights baseados em dados. Daí a necessidade de treinar continuamente, promovendo a cultura de integridade das informações.

Tecnologia

A tecnologia não é o caráter nivelador da integridade dos dados, entretanto seu uso pode agilizar recursos para proteção das informações e checagem da qualidade. Por exemplo, uma plataforma pode habilitar acessos exclusivos, evitar erros de transferência de arquivos, realizar backups e outros, pois há uma redução da interação manual, evitando as chances de erros humanos.

Ryan McWhorter, sócio da consultoria Deloitte, explica que após definir a aplicação de estratégia de dados financeiros, com a eliminação das inconsistências, as organizações podem investir em tecnologias que permitam o rastreio de informações em tempo real.

A consolidação rápida  de dados aliada a um diagnóstico dos líderes da área financeira apoiam os CEOS em suas decisões estratégicas conforme as necessidades de negócios evoluem.

Boas práticas

O autor Ashok Sharma, estrategista de marketing digital, apresenta boas práticas para quem busca garantir a integridade dos dados em uma organização:

• Disponibilidade: as informações devem estar sempre disponíveis para visualização e com os acessos habilitados para os seus responsáveis;
• Veracidade: os registros devem estar conforme foram observados e no momento que foram executados;
• Confiabilidade: dados precisos, livres de erros e que obedeçam aos protocolos;
• Compreensibilidade: com acesso facilitado, os dados devem ser compreensíveis e registrados permanentemente;
• Originalidade: as entradas originais devem ser preservadas e permitirem acesso à elas quando for necessário;
• Transparência: os dados demonstram claramente quando foram criados e armazenados, além das pessoas que os manipulam.

Comitês de integridade de dados

Brad Keywell, CEO na Uptake, destaca, em artigo publicado na Harvard Business Review, que um comitê de integridade de dados pode reforçar a estratégia da empresa no manuseio das informações.

O comitê deve ser composto por uma equipe multifuncional e deve orientar os requisitos relativos a dados para a manutenção da qualidade e mitigação dos riscos de segurança cibernética. 

Considerações 

As finanças acompanharam a evolução do processo de transformação digital dos últimos anos. A área, antes vista como extremamente sigilosa, passou a permitir uma atuação mais colaborativa, instantânea e que a partir da análise de dados conduz o rumo das organizações

A construção da integridade dos dados tornou-se um pilar para essa gestão financeira moderna e um controle financeiro cada vez mais analítico, digital e que produz insights para a alta administração. 

Informações financeiras confiáveis estabelecem um vínculo entre o controller e as demais áreas da empresa, por isso cabe o olhar cada vez mais atento para a qualidade e consistência dos dados.