Diferentemente do balanço patrimonial, que é realizado anualmente, o balancete ou balancete de verificação pode ser feito mensalmente, quinzenalmente, ou sempre que houver a necessidade de analisar um resultado parcial da empresa ou entender indicadores para traçar estratégias.
A base contábil do balancete advém do método das partidas dobradas ou método veneziano,
criado pelo matemático italiano Luca Pacioli, considerado como o pai da contabilidade moderna.
Nas partidas dobradas, não há ou não pode haver nenhum crédito sem o seu débito correspondente. Portanto, se de um lado do balancete forem somados todos os débitos,
do outro a soma dos créditos deve totalizar um valor igual.
Quando essa lógica não existir, por conta de omissões, inconsistências e falhas resultantes do preenchimento das informações, o balancete terá erros.
Outra diferença entre balancete e balanço é que o segundo é obrigatório para empresas de capital aberto, conforme determina a Lei das Sociedades por Ações, n.º 6.404/76. E também para as empresas de pequeno e médio porte, de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, NBC TG 1000.
O balancete é fundamental para o controle das movimentações financeiras, pois auxilia na tomada de decisão e traz mais segurança à empresa, principalmente em cenários de alta competitividade.
Neste post, iremos detalhar o que é um balancete, mostrar a importância desse demonstrativo para as organizações, citar os erros mais comuns na sua elaboração e apresentar um passo a passo de como elaborá-lo.
O que é um balancete e para que serve?
Segundo o Corporate Finance Institute, um balancete é um relatório que lista os saldos de todas as contas contábeis do livro razão, tendo como finalidade identificar o resultado dos lançamentos de débitos e créditos das transações registradas ao longo de um determinado período.
Conforme orienta a NBC T 2.7, os elementos mínimos que devem constar no balancete são:
- Identificação da empresa;
- Data a que se refere;
- Abrangência;
- Identificação das contas e respectivos grupos;
- Saldos das contas, indicando se devedores ou credores;
- Soma dos saldos devedores e credores.
Podemos definir esses elementos da seguinte forma:
Ativos circulantes: Bens e direitos de uma empresa, que podem ser convertidos em dinheiro no curto prazo. Ex: caixa, bancos, estoques, clientes a receber, etc.
Ativos não circulantes: Bens de permanência duradoura. Ex: investimentos e intangíveis.
Passivos circulantes: Conjunto de todas obrigações em curto prazo. Ex: fornecedores, impostos a recolher e salários a pagar, etc.
Passivos não circulantes: Obrigações que devem ser pagas em um prazo superior a 12 meses. Ex: promissórias, impostos, financiamentos, contratos com fornecedores, etc.
Patrimônio Líquido: Corresponde ao Capital Social da empresa.
Resultado Líquido do Período: É obtido a partir do lucro bruto, menos tributação e despesas fixas e variáveis.
A tabela a seguir traz um exemplo fictício de balancete, com os movimentos do período dispostos na coluna do meio, sendo que à esquerda encontram-se os indicadores contábeis e à direita o saldo atual.
Essas informações podem ser resumidas em apenas alguns dos elementos citados: cabeçalho, ativo, devedor, credor e total final:
Por que é importante realizar o balancete?
Mesmo não sendo uma demonstração obrigatória, o balancete é uma excelente fonte de dados, pois lista todas as receitas e despesas de um determinado período, além de indicar o saldo total.
O balancete também é importante para a criação de outros demonstrativos, entre eles, Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).
O portal de estudo e aprendizagem acadêmica QS Study aponta razões e benefícios na realização do balancete:
- O balancete resume todas as transações financeiras do negócio;
- Fornece uma precisão aritmética das transações financeiras do negócio;
- Ajuda a localizar erros, fornecendo um ponto de partida à sua localização;
- O balancete fornece uma base à preparação das contas finais;
- Garante que as transações tenham valores de débito e crédito idênticos;
- Mostra que o saldo de cada conta contábil foi calculado corretamente;
- Mostra que os saldos de cada conta contábil foram transferidos com precisão.
Sob o ponto de vista estratégico, o balancete é útil na rotina de contadores e controllers, pois auxilia na administração dos recursos e previsão de cenários futuros. Nesse sentido, o CFO tende a obter uma fotografia da empresa. Além disso, essa demonstração contribui para uma maior transparência da área financeira.
Como elaborar um balancete
O site Só Contabilidade, em um de seus materiais de apoio, explica que é possível elaborar o balancete usando os saldos iniciais de cada conta (devedor ou credor) e com os respectivos movimentos no período (débitos e créditos), ou simplesmente com os saldos finais das contas (devedor ou credor). Este último caso é o mais comum e também o mais prático.
O professor Fernando Aprato, em seu livro Balancete de Verificação, afirma que existem basicamente quatro tipos de balancete, podendo ser de 2 colunas, 4 colunas, 6 ou 8 colunas. O número de colunas está associado ao nível de detalhamento da informação.
O portal educacional Toppr, na seção princípios e práticas da contabilidade, descreve os cinco passos necessários para elaborar um balancete:
- Para preparar um balancete, precisamos dos saldos finais de todas as contas contábeis e dos registros dos livros. Portanto, em primeiro lugar, todas as contas devem estar equilibradas.
- Em seguida, prepare uma planilha de três colunas. A primeira para o nome da conta e as demais colunas para saldos de débito e crédito.
- Preencha o nome da conta e o saldo dessa conta na coluna de débito ou crédito correspondente.
- Em seguida, totalize a coluna de débito e a coluna de crédito. Em um balancete equilibrado e sem erros, esses totais devem ser os mesmos
- Depois de verificar o equilíbrio entre os totais, você já pode fechar o balancete. Se houver alguma diferença, significa que há um erro e você deverá corrigi-lo.
Já o portal AccountingTolls acrescenta alguns detalhes a esse processo:
- Crie uma planilha de oito colunas, com cabeçalhos de coluna para o número da conta, nome da conta, total de débito e total de crédito.
- Resuma o saldo de cada conta do livro razão até que haja um único saldo final, sendo este um débito ou um crédito.
- Transfira para o seu balancete, o número e o nome da primeira conta do livro razão. Se o saldo final da conta for um débito, insira este valor na coluna de débito dessa conta. Se o saldo final for um crédito, faça o mesmo na coluna de crédito.
- Em seguida, some os valores da coluna de débito e crédito. Os totais devem corresponder.
- Adicione valores para a quinta e sexta colunas da sua planilha, que você poderá usar para ajuste de débitos e créditos. Esses ajustes geralmente são para lançamentos futuros, podendo servir para antecipar despesas.
- Adicione valores para a sétima e oitava colunas da sua planilha, que servem para alocar os totais finais de débito e crédito. Os lançamentos nesta coluna são os débitos e créditos originais, somados ou subtraídos dos ajustes já lançados.
- Some os valores na coluna de débito final e os valores na coluna de crédito final. Os totais devem corresponder. Caso contrário, identifique e corrija o erro antes de fechar o balancete.
Principais erros na criação do balancete
Erros no balancete são comuns e podem acontecer em qualquer empresa. Para melhor aclarar estes erros e explicar como evitá-los, reunimos algumas fontes que podem auxiliar a sua contabilidade.
Fomos atrás de diferentes fontes para identificar os principais deslizes na hora de criar um balancete e como evitá-los
Entradas duplicadas
Por exemplo, uma fatura duplicada para um cliente será rejeitada pelo cliente, enquanto uma fatura duplicada de um fornecedor será detectada durante o processo de aprovação da fatura. Para evitar este problema, é sempre importante revisar o balancete com atenção, observando entradas duplicadas.
Entradas não realizadas
É quando uma entrada que deveria estar no balancete deixa de ser incluída, ou seja, trata-se de uma omissão. O melhor a fazer é manter uma lista de entradas sempre atualizada.
Entradas na conta errada
É quando uma conta que antes não tinha saldo passa a estar credora. Para identificar este erro, use modelos de verificação de lançamentos contábeis para todos os lançamentos recorrentes.
Entradas invertidas
Uma entrada para um débito pode ser registrada erroneamente como um crédito e vice-versa. Esse problema pode ser detectado se a entrada for grande o suficiente para alterar um saldo final de uma conta de positivo para negativo ou de negativo para positivo.
Dígitos alterados
Os dígitos em um número podem ter sido trocados. Nesse caso, os totais do lançamento contábil devem ser comparados aos totais do balancete para obter essa confirmação.
Entradas não equilibradas
Esse erro é facilmente identificado por plataformas automatizadas nas quais as entradas devem ser balanceadas ou o sistema não as aceitará.
Se você estiver usando um método manual, o problema será detectável na coluna de totais do balancete. No entanto, localizar onde o erro se originou, exigirá uma revisão detalhada de cada entrada ou dos totais em cada livro razão.
