Contabilidade externa: Como validar os dados recebidos?

Os últimos dados do Conselho Federal de Contabilidade mostram que há mais de 521 mil profissionais e 78 mil organizações de contabilidade em todo o Brasil, com destaque para São Paulo, que representa cerca de 30% do valor, e Minas Gerais, em segundo lugar, com 11% dos escritórios de contabilidade. Isso dá uma ideia do tamanho do mercado de contadores externos às empresas, o que nos leva a refletir sobre todos os desafios de terceirizar esse tipo de serviço. 

É natural que empresas de pequeno porte terceirizem funções como a contabilidade, mas também é imprescindível que mantenham um controle sobre suas finanças. Algumas fintechs facilitaram o trabalho de ter os números corporativos em mãos, mas muitas vezes eles são alimentados por contabilidades externas e podem não representar a realidade, e isso acontece por alguns motivos:

• Erros em cálculos (recolhimento de impostos, emissões de declarações corretivas)
• Falta de organização de arquivos, como uso excessivo de planilhas 
• Erros em emissões de notas fiscais
• Classificações erradas 
• Contas contábeis novas

Por isso, o trabalho da contabilidade externa deve ser avaliado rigorosamente para manter os padrões de envio de dados que correspondam com a realidade financeira da empresa. Para isso os gestores devem estar sempre auditando os resultados, o que pode ser mais simplificado como veremos abaixo.

Como melhorar relação e o trabalho com uma contabilidade externa

A contabilidade terceirizada pode se limitar a realizar a parte tributária ou enviar o balancete e o livro razão, mas para um bom acompanhamento da saúde financeira da empresa é necessário a construção de demonstrativos financeiros ou contábeis (DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial). Ainda existe uma complexidade em gerar esses relatórios, pois demandam muito esforço braçal por conta de todos os cálculos em planilhas.

Eduardo Sá, CFO da Work On, empresa com mais de 4000 colaboradores, conta que inicialmente a empresa optou por terceirizar a contabilidade. Entretanto, sua rotina era maçante, seus fechamentos eram realizados em planilhas, o que gastava com atividades manuais e noites sem dormir. 

Quando optaram por uma plataforma como o Accountfy, conseguiram agilizar o fechamento, além de poder validar o balancete e livro razão enviados pela contabilidade. 

Hoje a contabilidade externa tem o foco apenas em gerar os dados contábeis e serviços tributários, podendo dar maior atenção em minimizar os recolhimentos de impostos. 

“O fechamento era feito à mão, com planilhas, e o desenvolvimento interno de uma automação não era viável financeiramente. O Accountfy ajuda a fechar meus resultados de forma fácil. Foi um ganho de tempo e produtividade incríveis.”

Eduardo Sá – CFO na Work On

Uma plataforma como o Accountfy consegue realizar a leitura do balancete e identificar no plano de contas qualquer desvio de padrões de classificações. Como, por exemplo, uma nova conta ou classificação incorreta. Além disso, com os dados contábeis ajustados, ela consegue gerar o fechamento da empresa, seguindo todas as normas de mercado.

A importância de validar os dados contábeis enviados pela contabilidade terceirizada pode gerar mais clareza sobre a realidade financeira da sua empresa e maximizar  o retorno investido no serviço. Realizar essa verificação pode não ser trivial, mas com uma plataforma inteligente, sua realidade ficará mais simplificada e com análises financeiras mais robustas.