A capacidade de uma empresa em manter sua operação durante momentos de mudanças drásticas, sobreviver e voltar a prosperar é chamada de resiliência organizacional. Esse termo foi empregado nas áreas de FP&A a partir da década de 80. E em função da crise econômica provocada pelos impactos da Covid-19, esse conceito deve ser revisitado com atenção.
Pesquisadores como Lengnick-Hall explicam que a resiliência organizacional vai além da recuperação da empresa ao estado anterior ao período de crise, com menos danos possíveis. Ela abrange desde a percepção de oportunidades, adaptação diante de desafios, o planejamento para evitar maiores dificuldades e a resposta rápida para a criação de estratégias.
São quatro os elementos que servem de base para uma boa ação de retomada em cenários conturbados, a saber: cultura organizacional, inovação, liderança e planejamento. Mas como o papel dos profissionais da área financeira pode contribuir para alcançar a excelência nesses quatro fatores?
A atuação rápida da controladoria em colaboração com o diretor financeiro – também chamado de CFO (Chief Financial Officer) – permite que estratégias sejam elaboradas de maneira eficaz com base em planejamentos de curto e médio prazo. Essas informações garantem um suporte fundamental para que os gestores tenham sucesso nas tomadas de decisão.
Além de contribuir para a escolha dos melhores caminhos durante – e após – o período de instabilidade, eles também buscam a redução de custos visando garantir a manutenção da operação da empresa e a diminuição de riscos.
Gestão e eficiência
O desempenho da instituição deve ser um dos focos na busca pela resiliência organizacional. Quanto mais eficiente for o trabalho, maiores serão os níveis de competitividade e lucro. Ao falar em mudanças constantes, a realização de um único planejamento no ano ou o gasto de muitas horas com o preenchimento de planilhas são grandes inimigos da produtividade.
Em um primeiro momento, propor a modificação na maneira de trabalhar de uma equipe pode parecer um empecilho. Em um contexto de crise pode ser considerado até uma insanidade. Entretanto algumas alterações podem contribuir para a aceleração de processos importantes para a gestão do negócio.
Uma das opções é o uso de tecnologias com foco em visualizações de dados e otimização de performance – como plataformas de automatização financeira, a exemplo do Accountfy. A geração de demonstrações contábeis, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício, não deve mais ser manual. Ela pode ser feita em apenas um clique, disponibilizando tempo – antes gasto com as planilhas – para análises eficientes e que criam insights para os negócios.
Além de diminuir os processos manuais, os softwares garantem que imprecisões ou erros de lançamentos sejam percebidos mais facilmente, fazendo com que as correções e atualizações sejam feitas a tempo de prevenir problemas. Isso amplia as possibilidades de análise por parte do controller, sendo um canal direto para a conferência das informações com cada equipe dentro da organização.
Novas maneiras de trabalhar
Isso nos remete também ao home office, que é uma realidade em função do isolamento social. O investimento em plataformas na nuvem se mostra compensador pela possibilidade de atuação simultânea, colaborativa e, sobretudo, segura. As informações salvas ali estão protegidas por protocolos de segurança e só podem ser acessadas por colaboradores com autorização para o uso da plataforma.
Com times trabalhando de forma remota, uma plataforma que integra todas as informações e possibilita a colaboratividade é essencial. Assim os dados inseridos podem ser acompanhados em tempo real pelo CFO e os outros envolvidos no processo, possibilitando que revisões sejam feitas com atenção.
Outra funcionalidade importante é a modelagem financeira, importante aliada para um planejamento de cenários e riscos, conforme falaremos a seguir.
Planejamento estratégico
Antes de eliminar qualquer despesa é importante avaliar os impactos desse corte na operação da empresa. Um dos papéis mais relevantes do CFO se mostra nesse momento de análise e decisão sobre as reduções de custos. Dessa maneira pode-se afirmar que a agilidade em qualquer processo decisório começa com números confiáveis e um bom planejamento.
A visão estratégica observa a influência do ambiente externo na capacidade de produção, relacionando-a com a influência dos fatores internos. Um exemplo é o acompanhamento direto da oscilação de entradas e saídas no fluxo de caixa, que ao ser verificada atentamente pode revelar pontos de desperdício.
Ao fazer a modelagem deve ser considerada a maior variedade de cenários possíveis, e observar as alterações a partir de diferentes premissas – sejam elas financeiras ou não. Desta forma podem ser feitas análises mais simples ou detalhadas para antecipar riscos ou averiguar possibilidades de investimentos.
De volta ao fluxo de caixa, cabe utilizar a modelagem financeira para conferir quanto tempo de liquidez a empresa possui de acordo com diferentes cenários, sejam eles positivos ou negativos. No contexto da pandemia do coronavírus, isso ajuda a antecipar impactos de diversas situações. Como a interrupção da produção, a ampliação do home office, a diminuição das vendas, as contratações emergenciais e o retorno total após o isolamento.
Redução necessária de custos
Para poder alinhar as prioridades e definir os cortes direcionados, o CFO precisa, antes da modelagem, ter o conhecimento total da situação financeira. Portanto é necessário clareza em relação aos custos gerais do negócio, como eles estão divididos, quais são fixos, quais são variáveis e a situação dos contratos – seja com clientes, fornecedores ou instituições financeiras.
Assim poderá avançar para as próximas perguntas: qual o resultado esperado, qual o investimento a ser feito, quais cortes são urgentes, qual o prazo para alcançar essa meta, entre outras. Quanto mais detalhadas forem as respostas, mais assertivas serão as modelagens dos cenários analisados.
Com essas previsões estabelecidas, o CFO – com base nas análises de resultados passados desenvolvidas pelos controllers – poderá decidir com mais segurança quais os projetos devem ter continuidade e quais devem ser momentaneamente interrompidos. Bem como as despesas orgânicas que podem ser reduzidas diante desse contexto.
Tomadas as decisões de cortes de custos, sustentadas pelas análises das modelagens, é o momento de acompanhar de perto as métricas e seguir o caminho da resiliência organizacional. Isso sem esquecer de revisitar e atualizar o planejamento de acordo com os resultados obtidos.
Liderança, diligência e assistência
O controller indicará o ponto de partida e auxiliará na busca por caminhos possíveis, mas cabe ao CFO liderar o time na jornada. Esse é o momento de alinhar expectativas, trabalhar de forma colaborativa e buscar a competitividade no mercado.
A comunicação interna deve ser um dos primeiros focos. Com critérios determinados e transparência referente à situação da companhia, os diretores financeiros conseguirão engajar as equipes e conscientizá-las das medidas determinadas e resultados esperados. De tal forma que ,ao serem devidamente alertados, os colaboradores podem contribuir com insights e vigilância diante dos novos desafios.
Outro fator primordial é amparar o ecossistema e a base de clientes. Mudanças estão afetando não só a sua empresa e funcionários, mas também os seus clientes. Por isso é importante ocupar-se da saúde – mental e física – da equipe para que eles possam realizar um atendimento adequado. E também estar disposto a flexibilizar condições de pagamento para a manutenção da cartela de clientes. Quando a crise passar, a empresa precisará desses atores para voltar a se fortalecer.
Por isso, uma boa liderança atua de forma estratégica e prática olhando para o que está por vir, e não com atitudes de reparo e defesa diante de situações já presentes. Com uma gestão financeira proativa, alcançar a resiliência organizacional é uma questão de tempo.
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