Apesar da prática de planejamento que vai além da área financeira já existir, o termo xP&A foi utilizado pela primeira vez em 2020, pelo Gartner, que o caracterizou como uma evolução do financial planning and analysis (planejamento e análise financeiros) ou FP&A.
Adotando práticas derivadas do FP&A como forecasting, análises avançadas e monitoramento de desempenho, o xP&A permite que áreas como finanças, vendas, marketing, RH e TI, por exemplo, possam sincronizar seus planejamentos em tempo real, dinamicamente e com maior previsibilidade.
De acordo com a consultoria, o conceito de xP&A potencializa uma transformação no planejamento financeiro e é listado como uma das principais tendências de FP&A para os próximos anos.
A pesquisa Hype Cycle for CRM Sales Technology, 2020, também da Gartner, indica que o xP&A em alguns anos estará próximo de atingir o chamado Plateau of Productivity, Planalto da Produtividade, no português, que é quando uma inovação ganha total maturidade e reconhecimento de seus benefícios, assim como sua ampla utilização.
Também segundo o Gartner, em seu reporte 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions, até 2024:
- 70% de novos projetos de FP&A irão agregar-se ao xP&A, estendendo o escopo das finanças às outras áreas da organização;
- 50% de novas implementações de FP&A serão provenientes de fornecedores que oferecem integração e agregação de produtos.
Por que xP&A?
No Extended Planning and Analysis (análise e planejamento estendido, no português), o “x” do acrônimo se refere ao ato de expandir as fronteiras, conectando e coordenando diferentes setores da empresa sem determinar uma variante fixa.
Na publicação Innovation Insight for Extended Planning and Analysis (xP&A), o xP&A propõe uma abordagem com objetivo de centralizar os dados das áreas da empresa de forma simultânea e gerenciá-los em uma só plataforma e em um mesmo modelo de informação, sem se limitar às finanças.
Ao integrar o planejamento financeiro às estratégias, plano de negócios e execução operacional das áreas envolvidas, seus gestores podem acompanhar seu desempenho e tomar decisões conjuntas alinhadas às necessidades e recursos de cada setor da empresa, evitando que a situação a seguir aconteça:
Gregoy Panik, vice-presidente de FP&A da CTDI, afirma que não é possível construir um forecast robusto sem considerar a empresa de dentro para fora, e neste caso, o xP&A surge exatamente para que os líderes das áreas operacionais, de RH e marketing possam gerenciar seu próprio ecossistema de informações.
Com o rompimento dos silos de dados (quando os setores isolam seus arquivos), as informações são consolidadas e passam a ser acessadas em tempo real por outros departamentos.
5 benefícios-chave do xP&A
- Visibilidade geral dos negócios em tempo real: o xP&A segmenta as informações departamentais e as consolida em uma visão unificada dos planos e do desempenho da organização. Com ferramentas de análise e relatórios multifuncionais, é possível compreender o resultado de mudanças em cada uma das áreas.
- Segurança de informação em uma fonte única: para que planejadores possam trabalhar com o mesmo conjunto de números e informações, o xP&A propõe a centralização das informações em uma só plataforma, sem dados contabilizados individualmente, diminuindo o risco de haver números incorretos.
- Sincronia de planejamentos: o planejamento estratégico, financeiro e operacional é definido considerando a empresa por completo, trazendo maior clareza dos impactos por setor e alinhando suas prioridades.
- Maior precisão e rapidez na tomada de decisão: por meio da ampla visibilidade — e previsibilidade — das áreas em tempo real, combinada a uma fonte única de informações, gestores podem identificar e corrigir desvios, assim como prevenir riscos.
- Planejamento contínuo e automatizado: com frequentes mudanças de cenários, o planejamento central da empresa pode ser alterado diversas vezes. Por meio de plataformas que automatizam esses processos, todos os planos secundários são atualizados ao mesmo tempo, minimizando o esforço manual.
A função do xP&A na área financeira
O artigo Extended Planning and Analysis (xP&A): The future of planning and analysis solutions, produzido pela IBM, avalia como o papel da área financeira se torna essencial ao envolver demais áreas no planejamento tanto financeiro quanto orçamentário da empresa.
Com o xP&A, é possível ter um relatório micro da saúde financeira em cada um dos departamentos, levando em conta suas demandas, seus custos e seus retornos.
Assim, com uma visão ampliada da organização, é possível criar planejamentos estratégicos, considerando toda a empresa, encontrando oportunidades de investimentos, corte de gastos e gerenciamento de riscos.
Além disso, profissionais de FP&A que aplicam o xP&A em sua rotina podem fortalecer o business partnering através de análises preditivas dos demais setores, alinhando seus KPIs com seus gestores, impulsionando novos níveis de produtividade e participando nas tomadas de decisão.
Stéphane Bonutto, CFO da Oerlikon Balzers, indústria suíça de revestimentos, comenta em seu artigo Ways to Transform Traditional Controlling into xP&A para a FP&A Trends:
“Mudanças repentinas tornaram os orçamentos e forecasts desatualizados quase antes de serem elaborados. Métodos mais rápidos e ágeis tornaram-se necessários. As finanças tiveram que aumentar ainda mais sua integração na empresa e quebrar quaisquer barreiras para outras funções. Como resultado, os profissionais de finanças realizam seu trabalho analítico e preditivo em escala estendida, justificando a expressão ‘planejamento e análise estendidos’, xP&A.”
O artigo xP&A in focus: Why planning needs to look beyond finance, produzido pelo portal AccountancyAge, mostra um exemplo de como o xP&A impacta na área financeira, abordando inclusive o ESG:
Como parte de seu compromisso ambiental, certa empresa está avaliando mudar a frota de veículos convencionais para elétricos. Neste caso, o xP&A permite medir todas as implicações dessa mudança nas compras, logística, RH, vendas e leasing desses veículos, economias de combustível, e por fim, seu retorno financeiro.
Com o xP&A integrado às outras áreas, é possível disponibilizar todos esses dados em uma solução de gestão unificada, medindo instantaneamente seu impacto geral na empresa, e também oferecendo insights para gestores de cada departamento.
A área financeira como impulsionadora do xP&A
Nos próximos anos, o processo de FP&A irá englobar os demais setores e passará a implantar soluções capazes de agrupar suas informações e conduzi-las no planejamento financeiro.
Determinadas áreas podem ainda utilizar pesadas planilhas e ferramentas ultrapassadas, com dados armazenados em diferentes pastas que entram em conflito ao serem compartilhadas em outros sistemas.
Nesse sentido, a área financeira tem seu papel de impulsionar o xP&A e a modernização e digitalização de toda a empresa, incorporando a automatização e recursos analíticos avançados nos planejamentos departamentais.
Com essas projeções, plataformas de gestão que permitam a consolidação de processos e sistemas e que otimizem o tempo de análise e elaboração estratégica serão essenciais para o xP&A eficiente.
