GEAP automatiza processos e reduz em 75% o tempo gasto com notas explicativas usando a Accountfy
Renata Santos (Gerente contábil), Deborah Nogueira (Contadora) e Gulliver Souza (Atuário) compartilham como a GEAP transformou sua rotina contábil e financeira com a Accountfy.
A GEAP Autogestão em Saúde é uma das maiores operadoras de planos de saúde para servidores públicos no Brasil. Como empresa sem fins lucrativos, reinveste seus recursos na assistência integral de mais de 300 mil beneficiários.
Antes da Accountfy: 20 planilhas manuais. Depois: 75% dos processos automatizados
Antes da Accountfy, os processos financeiros e contábeis da GEAP eram extremamente manuais. As demonstrações financeiras eram produzidas manualmente, o que gerava retrabalho e aumentava o risco de inconsistências nos dados, como conta Renata Santos:
“Enfrentávamos problemas como erros na informação, dados inconsistentes e não compatíveis com a realidade. Agregávamos muitos funcionários em tarefas que hoje não exigem tanto esforço.”
Com tanto esforço dedicado à estruturação de planilhas, sobrava pouco tempo para análises mais aprofundadas que complementam as demonstrações financeiras com informações que agregam à estratégia. Hoje, com o ganho de tempo, é possível focar na análise dos dados, lembra Deborah Nogueira:
“A gente corria muito atrás do número e agora o número já vem por meio da Accountfy. Então, a análise qualitativa teve um grande ganho.”
A elaboração das notas explicativas exigia dezenas de planilhas, múltiplas validações internas e auditorias, além de inúmeras conferências para garantir a integridade das informações. A Accountfy transformou este processo ao permitir que todos da equipe pudessem, ao mesmo tempo, trabalhar no preenchimento de dados e validação, gerando um enorme ganho de tempo.
A automatização da plataforma também transformou a rotina da equipe, como comenta Gulliver Souza:
“A gente tem estruturado um relatório de gestão em periodicidade trimestral e ele é basicamente todo automatizado por conta dos dashboards da Accountfy, isso gera mais um ganho de eficiência.”
- redução de até 70% no uso de planilhas manuais, que antes somavam cerca de 20 arquivos;
- automação média de 75% das tabelas nas notas explicativas;
- vinculação 100% automática das planilhas aos textos das demonstrações financeiras;
- gestão de indicadores e visualização gerencial mais ágil, segura e estratégica;
- eliminação de retrabalhos e ganho expressivo de tempo nas rotinas contábeis.
Conhecendo a Accountfy
A busca por automação já era uma demanda interna da GEAP, mas foi acelerada pela pressão regulatória e pela necessidade de evolução na gestão contábil.
A ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar) havia reduzido prazos e implementado novas obrigações acessórias, o que tornava o processo manual da GEAP ainda mais inviável. Foi nesse contexto que, durante uma reunião com outra operadora de saúde, a equipe da GEAP ouviu a recomendação da Accountfy. A curiosidade levou ao agendamento de uma demonstração, onde puderam conhecer todo o potencial da plataforma.
Implantação em tempo recorde
A interface intuitiva da Accountfy facilitou o processo de adoção pela equipe da GEAP e como toda nova tecnologia, durante a implantação houveram alinhamentos e treinamentos com os especialistas da Accountfy sobre pontos essenciais deste processo.
Renata relata que houve uma boa parceria dos dois lados para ganharem a agilidade necessária neste início. A implantação foi concluída em menos de 4 meses, sendo o projeto mais ágil já realizado no setor, segundo a equipe.
Resultados alcançados com a Accountfy: eficiência e inovação
Ao implantar a Accountfy, a GEAP conquistou avanços significativos em sua gestão. Entre os principais resultados destacados pela equipe estão:
- eficiência operacional com redistribuição mais estratégica da equipe;
- automação de relatórios e eliminação do retrabalho;
- gestão segura de acessos para áreas estratégicas;
- dados padronizados e confiáveis, com melhora na comunicação com órgãos reguladores;
- monitoramento mensal do capital baseado em risco, antes feito apenas trimestralmente e de forma manual.
Conclusão: inovação que transforma o setor financeiro
“Muitos processos foram automatizados, tivemos um ganho enorme de eficiência operacional reduzindo horas de trabalho de todas as áreas envolvidas no processo. Eu dou nota 9 para a Accountfy, somente por não dar nota 10 para ninguém.”
A experiência da GEAP comprova que a automação da gestão financeira não só reduz custos e retrabalho, como também fortalece a inteligência de dados e amplia a capacidade analítica das equipes.
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