GEAP automatiza procesos y reduce el tiempo dedicado a notas explicativas en un 75% utilizando Accountfy.
Renata Santos (Gerente de Contabilidad), Deborah Nogueira (Contadora) y Gulliver Souza (Actuario) comparten cómo GEAP transformó su rutina contable y financiera con Accountfy.
GEAP Autogestão em Saúde es uno de los mayores operadores de planes de salud para funcionarios públicos en Brasil. Como empresa sin fines de lucro, reinvierte sus recursos en la atención integral de más de 300.000 beneficiarios.
Antes de Accountfy: 20 hojas de cálculo manuales. Después: 75% de los procesos automatizados.
Antes de Accountfy, los procesos financieros y contables de GEAP eran extremadamente manuales. Los estados financieros se elaboraban manualmente, lo que generaba retrabajo y aumentaba el riesgo de inconsistencias en los datos, como explica Renata Santos:
“Nos enfrentábamos a problemas como errores en la información, datos inconsistentes y datos que no se correspondían con la realidad. Teníamos muchos empleados involucrados en tareas que hoy no requieren tanto esfuerzo”.
Con tanto esfuerzo dedicado a estructurar hojas de cálculo, quedaba poco tiempo para análisis más profundos que complementaran los estados financieros con información que aportara valor a la estrategia. Hoy, gracias al tiempo ahorrado, es posible centrarse en el análisis de datos, recuerda Deborah Nogueira:
“Antes nos dedicábamos a buscar los números, y ahora los números llegan directamente de Accountfy. Por lo tanto, el análisis cualitativo ha mejorado enormemente”.
La creación de notas explicativas requería decenas de hojas de cálculo, múltiples validaciones y auditorías internas, así como numerosas comprobaciones para garantizar la integridad de la información. Accountfy transformó este proceso al permitir que todo el equipo trabajara simultáneamente en la introducción y validación de datos, lo que generó un enorme ahorro de tiempo.
La automatización de la plataforma también transformó la rutina del equipo, como comenta Gulliver Souza:
“Hemos estructurado un informe de gestión trimestral, y está prácticamente automatizado en su totalidad gracias a los paneles de control de Accountfy, lo que genera aún más mejoras en la eficiencia”
- Reducción de hasta un 70% en el uso de hojas de cálculo manuales, que anteriormente sumaban alrededor de 20 archivos;
- Automatización de un promedio del 75% de las tablas en las notas explicativas;
- Vinculación 100% automática de hojas de cálculo al texto de los estados financieros;
- gestión de indicadores y visualización gerencial más ágil, segura y estratégica;
- Eliminación de la repetición de trabajos y un importante ahorro de tiempo en las rutinas contables.
Conociendo Accountfy
La automatización ya era una demanda interna en GEAP, pero se aceleró debido a la presión regulatoria y la necesidad de evolucionar en la gestión contable.
La ANS (Agencia Nacional de Salud Complementaria) había reducido los plazos e implementado nuevas obligaciones adicionales, lo que hacía aún más inviable el proceso manual de GEAP. Fue en este contexto que, durante una reunión con otra aseguradora de salud, el equipo de GEAP escuchó una recomendación sobre Accountfy. Motivados por la curiosidad, programaron una demostración para conocer todo el potencial de la plataforma.
Implementación en tiempo récord
La interfaz intuitiva de Accountfy facilitó la adopción por parte del equipo de GEAP. Como ocurre con cualquier tecnología nueva, la implementación requirió sesiones de coordinación y capacitación con especialistas de Accountfy sobre los aspectos esenciales del proceso.
Renata comenta que hubo una buena colaboración entre ambas partes para lograr la agilidad necesaria al inicio. La implementación se completó en menos de cuatro meses, convirtiéndose, según el equipo, en el proyecto más rápido jamás realizado en el sector.
Resultados obtenidos con Accountfy: eficiencia e innovación.
Mediante la implementación de Accountfy, GEAP logró mejoras significativas en su gestión. Entre los principales resultados destacados por el equipo se encuentran:
- eficiencia operativa con una redistribución más estratégica del equipo;
- automatización de informes y eliminación de retrabajo;
- gestión segura del acceso a áreas estratégicas.
- datos estandarizados y fiables, con una comunicación mejorada con los organismos reguladores;
- seguimiento mensual del capital basado en el riesgo,anteriormente realizado solo trimestralmente y de forma manual.
Conclusión: Innovación que transforma el sector financiero.
Gulliver concluye que la trayectoria de GEAP con Accountfy demuestra que esta transformación digital solo ha traído beneficios:
“Se automatizaron muchos procesos, lo que generó una enorme mejora en la eficiencia operativa al reducir las horas de trabajo en todas las áreas involucradas. Le doy a Accountfy un 9 sobre 10, simplemente porque no le daría un 10 a nadie.”
La experiencia de GEAP demuestra que la automatización de la gestión financiera no solo reduce costes y retrabajo, sino que también fortalece la inteligencia de datos y amplía la capacidad analítica de los equipos.
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