De acordo com pesquisa feita pela consultoria Palas, 70% das empresas brasileiras entendem a necessidade de inovar, mas somente um terço delas sabe onde e quanto investir.
Nesse sentido, ao planejar investir em uma nova ferramenta para atender as demandas da área financeira, gestores se deparam com algumas dúvidas comuns: Qual é o processo manual que mais toma tempo hoje? Devo considerar um software de ERP ou CPM? Ou talvez uma plataforma de B.I.?
O Corporate Finance Institute afirma que o CPM é uma plataforma que serve como braço direito do CFO, oferecendo automatização de demonstrações contábeis; assistência de auditoria e revisão através da análise de inconsistências; planejamento, projeção e modelagem de cenários e riscos; monitoramento de KPIs e geração de reportes financeiros; dentre outras funções.
Agora que você sabe se pode se beneficiar de uma plataforma de CPM, vamos conferir o que levar em consideração na hora de contratar uma delas.
O que considerar ao escolher uma plataforma de CPM?
Sergio Taipe, coordenador de Onboarding no Accountfy, afirma que é importante avaliar o que a ferramenta oferece e qual retorno poderá trazer à organização ao considerar a contratação de uma plataforma de CPM,.
“Partindo dos resultados de performance essenciais que pretende obter com a sua contratação, a empresa deve analisar criteriosamente as funcionalidades que o sistema oferece, mapeando e relacionando com as demandas do projeto de automatização.”
Plataformas de CPM devem automatizar processos repetitivos e manuais e atender às demandas da área financeira que mais despendem tempo e mão de obra para realizar, como fechamento, análise de resultados e ajuste de estratégias, por exemplo.
Uma plataforma de CPM eficiente possui recursos de análise e constrói relatórios visuais e painéis personalizados, monitora e mede KPIs, além de auxiliar com detalhamentos nas tarefas rotineiras.
Projeção e modelagem também entram nessa lista. Estimar resultados, simular cenários, antecipar necessidades e avaliar decisões como investimento, corte de custos e aplicações é uma das principais funções que uma plataforma de CPM deve oferecer.
1. Tempo do processo de implantação e integração da plataforma de CPM
O relatório LinkedIn Technology Buyers Report – The Age of Agility 20/21, realizado com mais de 2.000 compradores de tecnologia na Europa, Oriente Médio e África, revela que o tempo médio de implantação das contratações em soluções de tecnologia no nível corporativo foi 5,07 meses. Nisso, é importante lembrar qual o prazo de urgência dessa nova ferramenta por parte da organização.
Segundo a pesquisa, esse tempo é longo, pois pode representar falta de suporte pós-venda adequado, além de sinalizar uma implantação mais burocrática. Nisso, é importante lembrar qual o prazo de urgência dessa nova ferramenta e avaliar qual o tempo médio de conclusão das fornecedoras interessadas.
Adolfo Vasconcelos, coordenador de onboarding no Accountfy, afirma que o processo de implantação de um CPM pode ser resumido em seis atividades macros:
1) Definição de quais áreas serão impactadas pela implantação do sistema;
2) Qual será o escopo inicial que o sistema deve suprir;
3) Listagem das prioridades de implantação em termos de informação (por exemplo, atividades mais voltadas ao contábil, como consolidação, ou informações que abrangem mais o gerencial, como visão através de gráficos);
4) Definição do time e dos eventuais líderes para o processo de implantação;
5) Avaliação criteriosa do suporte e de documentos que serão necessários;
6) Definição de um cronograma definindo o que e quando cada atividade deve ser feita.
Apesar de serem tarefas dentro do roteiro de implantação do Accountfy, esses pontos podem ser levados em consideração na hora de se questionar quanto tempo pode levar o processo de qualquer plataforma CPM.
Além disso, se a empresa interessada em assinar o CPM trabalhar com mais de uma ferramenta simultaneamente, é interessante avaliar se a plataforma oferecida tem fácil compatibilidade entre sistemas.
Uma plataforma de CPM com implementação sistematicamente limitada afetará o tempo de implantação. Enquanto isso, uma solução com integração fácil e acessível resultará em um processo mais bem-sucedido, mais rápido, e mostrará um ROI antecipado.
2. O suporte pós-venda
Ainda de acordo com os dados da pesquisa do LinkedIn, 56% dos entrevistados dizem que o suporte pós-venda é um fator importante por trás da marca que escolhem. Isso demonstra a preocupação das empresas na hora de contratar um time qualificado e pronto para auxiliar na sua implantação e pós-implantação, além de um bom produto.
Verificar se a empresa contratada oferece uma equipe dedicada a prestar auxílio é essencial para o bom funcionamento da plataforma e melhor aproveitamento de seu uso.
Sinais de que o apoio pós vendas é eficiente: a fornecedora oferece suporte de especialistas em finanças além de TI, além de maior disponibilidade para atendimento, como fins de semana, feriados e madrugada, por exemplo.
Essa equipe ficará responsável por inserir sua empresa na nova ferramenta e também pelos processos de treinamento e implementação, assim como poderá atender sugestões de novas funcionalidades, correção de bugs e ajustes, por exemplo
Além desses quesitos, o mesmo relatório mostra que 47% de todos os compradores de tecnologia dizem que a experiência passada com a solução influencia sua compra.
3. Nome da marca versus valor da solução
Lembre-se de consultar a reputação da empresa antes de contratar, seja por meio de avaliações disponíveis online ou opiniões de atuais e antigos clientes. Isso pode ser útil para entender se sua entrega é satisfatória e garantir que está escolhendo o produto correto para a necessidade da empresa.
Entretanto, para a Software Advice, consultoria online para seleção de softwares, apoiar-se apenas nessas avaliações e opiniões de terceiros não é suficiente. É importante considerar recomendações que se encaixem em seu contexto, já que a realidade de grandes empresas pode ser diferente da de pequenas empresas, por exemplo.
A consultoria sugere encontrar avaliações de empresas de tamanho semelhante, em seu setor e com casos de uso comparáveis, além de solicitar uma lista de empresas clientes da fornecedora da ferramenta de CPM. Assim, é possível contatá-las sobre suas experiências com a ferramenta.
Pedir para que a empresa apresente os resultados de seus clientes antes e depois do uso da plataforma, conferir os cases de sucesso disponíveis, ou consultar como anda o nome da marca na mídia, por exemplo, são algumas das maneiras para se avaliar esses aspectos.
4. Qual plataforma de CPM oferece melhor experiência ao usuário
Segundo dados da pesquisa feita pela Robert Half, funcionários gastam até 22 minutos por dia lidando com problemas de tecnologia, o que engloba a experiência do usuário. Ter uma plataforma com design intuitivo, clareza, rápida responsividade, flexibilidade e esteticamente agradável é decisor na eficiência do setor e na adaptação do time à nova ferramenta.
Antes da contratação do produto, é importante saber como a plataforma funciona nesses termos. A Xd Ideas, fórum da Adobe para insights e discussão da prática e impacto do design, propõe alguns exemplos de métricas de usabilidade que podem ser avaliadas, tais como:
- Taxa de tempo médio para conclusão de tarefas: Segundo a MeasuringU, através de uma análise feita com quase 1200 tarefas, um bom resultado seria 78%. Para calculá-la, divida o número de tarefas concluídas com sucesso pelo número de tentativas.
- Taxa de tempo médio por tarefa: O tempo de tarefa mede a eficiência e a produtividade do produto ou serviço. Se o usuário passar muito tempo concluindo uma única ação, isso significa que a interação não foi projetada adequadamente. Para calculá-la divida o tempo médio para concluir uma tarefa pelo tempo total de conclusão de todas elas.
- Taxa de erros durante a experiência: Métrica utilizada para identificar falhas durante o processo de realização da tarefa, tais como botões que não funcionam, cliques em lugares não clicáveis, etc. Para calculá-la, divida o número de erros identificados pelo número de tentativas de realizar uma tarefa.
Caso a comerciante da plataforma não tenha como fornecer esses dados, pode ser interessante solicitar uma demonstração ou um período de uso grátis, por exemplo, para que o interessado avalie esses indicadores.
5. Modelos de contrato
Por fim, decidir o método de contrato da plataforma de CPM é uma das principais etapas do processo de assinatura. A seguradora francesa Axa, em seu guia Tool hire vs. purchase: what makes sense for your business?, sugere duas perguntas que podem esclarecer a escolha do contrato: Com que frequência a ferramenta será usada? Qual é a vida útil da ferramenta?
Além de responder a esses dois questionamentos, também é importante considerar gastos ocultos como treinamento de equipes e manutenção da plataforma, por exemplo, e compará-los no orçamento de produtos comprados ou assinados.
Vantagens e desvantagens da assinatura
Disponibilidade imediata, cobertura de necessidades de curto-prazo, manutenção e suporte da equipe pós-venda e a oportunidade de experimentar o produto sem firmar um compromisso definitivo são algumas das vantagens do modelo de contrato por assinatura. Mas, dependendo do contrato, pode haver multas, prazos de fidelidade, e dependência do suporte técnico da empresa que oferece a plataforma.
Vantagens e desvantagens da compra
Por sua vez, a compra da ferramenta pode significar um bom investimento em longo prazo pois, dependendo do contrato, não há custos adicionais mensais e não há preocupação com prazos e cobranças. Entretanto, pode ser difícil mantê-lo atualizado e exigir um grande custo inicial se comparado a assinatura, além de demandar uma equipe técnica especializada para cuidar de sua manutenção.
