9 boas práticas para um FP&A eficiente

De acordo com o Corporate Finance Institute (Instituto de Finanças Corporativas, no português), o financial planning and analysis (planejamento e análise financeira) ou FP&A é um dos principais pilares do desempenho financeiro de organizações e auxilia nas decisões tomadas pelos CEOs e CFOs.

Tem como papel realizar orçamentos, previsões e análises, vinculando a estratégia corporativa à execução.

O especialista Lawrence Serven comenta, em artigo para a revista Strategic Finance, que o FP&A é um processo que, se feito de maneira correta, tem potencial para aumentar os resultados da companhia quando alinhado a uma análise minuciosa.

Mas se feito de maneira ineficiente ou sem a ajuda de um profissional qualificado pode significar prejuízos. 

Como identificar que o FP&A está sendo colocado em prática de forma eficiente? Confira na tabela abaixo:

Aproximar-se de um FP&A eficiente é algo que o time dessa área deve procurar constantemente. Para ajudar nesse processo, reunimos abaixo algumas boas práticas indicadas por especialistas. 

1. Transforme o FP&A em ações realistas

Mais importante que o objetivo, é saber como chegar até ele. Isso significa ter planos operacionais viáveis de ação a curto e longo prazo que ajudarão na continuidade da estratégia, prevenir reformulações inesperadas e o realinhamento de prioridades. 

A CFO Magazine lista alguns passos para desenvolver um plano operacional tangível:

• desenvolver um plano estratégico de longo prazo e identificar iniciativas e ações específicas para executá-lo;
• organizar os recursos necessários para implementar esses planos operacionais e colocá-los no orçamento;
• entender como os planos operacionais conduzirão os resultados financeiros e monitorar seu progresso;
• identificar rapidamente (e antecipadamente) desvios do plano estratégico;
• e fazer ajustes de curso quando as metas operacionais/financeiras se distanciarem do esperado.

2. Fique de olho na evolução dos seus KPIs

Além de identificar o fator de lucratividade da empresa, é necessário sempre revê-lo e desenvolvê-lo, a fim de acompanhar a evolução das métricas utilizadas para análise e tomada de decisão. 

De acordo com o artigo 12 Princípios do FP&A eficiente, da SF Magazine, é necessário primeiramente entender como sua empresa gera maior rentabilidade, comparar sua evolução nos últimos períodos e rever os atuais KPIs antes de definir novas metas,.

Alguns questionamentos ajudarão a organização a ter clareza em relação aos seus resultados nas fases anteriores e a implementar e medir novos KPIs para os próximos anos, como por exemplo: 

• Os atuais KPIs se encaixam com os novos objetivos? 
• Estão trazendo bons resultados? 

3. FP&A é mais do que números, é o impacto por trás deles

Como a organização entenderá os impactos de um resultado negativo e o que está causando ele? O artigo da FP&A Trends mostra por que o storytelling é uma força poderosa no FP&A. É uma forma de contar uma história coerente e compreensiva sobre todos os fatores por trás da evolução do negócio.

O uso de terminologias e conceitos técnicos que somente os especialistas da área conhecem podem limitar o entendimento para algumas pessoas que influenciam diretamente nesses resultados. 

Por isso, apresentar a razão da variação desses indicadores com uma comunicação clara e objetiva faz toda a diferença para que todos estejam no mesmo barco. 

Essa iniciativa também promove transparência e reforça o relacionamento positivo entre os executivos e stakeholders da organização. 

As notas explicativas, por exemplo, ajudam a detalhar, descrever e esclarecer os resultados do período. 

4. Promova a agilidade na tomada de decisões em momentos críticos 

Ao enfrentar números desfavoráveis, o líder financeiro deve estar preparado para traçar estratégias para voltar para a direção correta rapidamente. Com o rolling forecast (previsão contínua, no português), esse processo é facilitado.

O Guia de Profissionais de FP&A: Melhores práticas de Rolling Forecasting, feito pela Wall Street Prep, mostra que, diferentemente do forecasting tradicional, o rolling forecast propõe análises preditivas para antecipar cenários indesejáveis a cada mês ou trimestralmente. 

Esse modelo flexível é atualizado à medida que as previsões mudam e permite realocar os investimentos em áreas que estejam obtendo melhores resultados ao mesmo tempo em que evidenciam as que precisam (ou precisarão) de mais atenção.

5. Integre as pessoas que fazem parte do resultado

O Business Partnering (parceria de negócios, no português) permite um trabalho conjunto de diferentes departamentos que influenciam na área financeira, considerando as particularidades e capacidades de cada setor e os alinhando em um só objetivo. 

A prática além de proporcionar e encorajar o engajamento e participação dos times nas decisões, abre espaço para o brainstorming e evidencia pontos a melhorar.

Ele também auxilia na definição de métricas personalizadas para cada departamento em uma visão micro, que muitas vezes passa despercebida.

 6. Reconheça os seus talentos

Um bom plano de ações precisa do apoio da equipe para alcançar seus objetivos, portanto, o papel do líder de FP&A vai além dos números. 

O artigo da Deloitte, Libertando o potencial – e o poder – do FP&A, mostra que o FP&A de sucesso alinha as metas operacionais com habilidades individuais; localiza potenciais aptidões dentro de cada integrante da equipe e as integra aos objetivos estratégicos.

O líder financeiro deve atrair e reter colaboradores com habilidades específicas, fornecendo oportunidades de desenvolvimento contínuo e avaliar performances ao longo da rotina. 

Colocar colaboradores em novas posições traz experiência técnica, permite explorar suas competências e redesenhar suas funções de forma proveitosa. Além disso, promove uma cultura de desenvolvimento de novos talentos dentro da organização.

7. Use os dados financeiros da melhor forma possível

A Pesquisa de FP&A: A Tecnologia e Plataformas de Dados Apoiando Decisões Financeiras, feita pela AFP (Association for Financial Professionals – Associação para Profissionais Financeiros, em português), com 484 profissionais de FP&A, mostrou que os maiores desafios ao analisar dados para tomada de decisão são: 

• dados insuficientes;
• inconsistências nos dados financeiros e operacionais;
• e integração de multissistemas e múltiplas versões dos mesmos dados.

Implante plataformas que permitam auditar informações de contabilidades externas, monitorar alterações, centralizar todos os dados, gerir os relatórios em tempo real e evitar cópias.

Dessa forma, o tempo usado no controle e na análise dos dados é otimizado, além de garantir maior segurança.

 8. Invista em ferramentas inovadoras

A pesquisa Superando o Maior Desafio de FP&A: Prevendo o Futuro, realizada pela IMA (Institute of Management Accountants – Instituto de Contadores Gerenciais), mostra que 40% das áreas financeiras ainda são inteiramente dependentes de planilhas no processo de FP&A.

O maior problema disso é que as planilhas se tornam arquivos pesados, em alguns casos compreendidas apenas por quem as criou e difíceis de serem compartilhadas. Ainda existe a facilidade de deixar passar uma célula desatualizada, o que compromete a confiabilidade dos resultados.

Apostar em tecnologias que automatizem processos manuais de auditoria e reportes e que economizam o esforço gasto em atividades rotineiras permite que a área financeira foque em trabalhos que agregam mais valor.

9. Aprimore as habilidades analíticas e soft skills

Outro estudo recente da IMA, realizado com 1.500 profissionais de contabilidade e finanças do mundo todo, revelou que 80% melhoraram ou buscaram melhorar as suas habilidades na previsão de caixa e cenários desfavoráveis, controle de custos, business partnering e gestão de riscos.

Habilidades analíticas preditivas e soft skills podem impactar fortemente no bom desempenho da organização. Os líderes financeiros que mais se destacam entre os profissionais de FP&A são:

• os que reveem a maneira que fazem o forecasting e o adapta conforme o cenário;
• que utilizam ferramentas que auxiliam na antecipação e tomada de decisão;
• e que constantemente buscam conhecer e aplicar novos métodos.

Conclusão

Analisar e planejar com números operacionais e financeiros da empresa é uma tarefa rigorosa, que necessita de atenção, esforço e tempo.

Em um momento de mudanças constantes, prever cenários e tomar as melhores decisões pode ser difícil. Porém, adotar metodologias mais eficientes, aplicar inovações e novas tecnologias nos processos podem fazer a diferença.

Na constante transformação na qual vivemos, vale a pena ficar de olho em todas as mudanças e inovações dentro do FP&A.